Principales motivos de diferencia de arqueo de caja

¿Por qué puede existir una diferencia en el arqueo?

Una diferencia aparece cuando los importes contados por el usuario no coinciden con los montos calculados por ERP Alimentos.

Esta diferencia puede presentarse como:

• Sobrante: se contó más dinero del esperado.
• Faltante: se contó menos dinero del esperado.
• Diferencia por medio de pago: el total general puede coincidir, pero el efectivo, las tarjetas o las transferencias presentan importes distintos.

Las causas más frecuentes están relacionadas con ventas abiertas, medios de pago incorrectos, propinas, movimientos de caja, gastos o períodos registrados fuera del horario del arqueo.

1. Ventas abiertas

Verifica que todas las ventas del turno se encuentren cerradas.

Una venta abierta, enviada o en estado Pagando puede no incorporarse al arqueo hasta que se cierre correctamente.

Revisa las ventas generadas desde:

• Mesas.
• Mostrador.
• Mostrador Express.
• Delivery.
• Cocina Express.
• Tienda Online.
• Aplicaciones de delivery.

Para comprobarlo:

1. Ingresa a Ventas.
2. Selecciona el período del arqueo.
3. Filtra por Estado de venta.
4. Busca operaciones abiertas o pendientes.
5. Ingresa al canal correspondiente.
6. Finaliza las ventas pendientes.
7. Revisa nuevamente el arqueo.

2. Medio de pago incorrecto

Una venta puede haberse cerrado utilizando un medio de pago diferente del realmente recibido.

Por ejemplo:

• Se recibió efectivo, pero se registró tarjeta.
• Se cobró con tarjeta de débito, pero se seleccionó crédito.
• Se recibió una transferencia, pero se registró efectivo.
• El pago se asignó a una cuenta bancaria o caja incorrecta.
• Un pago dividido se registró con importes equivocados.

En estos casos, el total general podría coincidir, pero existirán diferencias en los importes de cada medio de pago.

Para revisarlo:

1. Selecciona el arqueo.
2. Haz clic en el medio de pago con diferencia.
3. Consulta las operaciones relacionadas.
4. Compara cada venta con el comprobante o dinero recibido.
5. Corrige el pago desde la venta, si la función y los permisos lo permiten.

3. Monto inicial incorrecto

El efectivo esperado incluye el monto inicial con el que se abrió la caja.

Ejemplo

Si el arqueo inició con:

• Monto inicial: $10,000.
• Ventas en efectivo: $90,000.

ERP Alimentos esperará encontrar:

$10,000 + $90,000 = $100,000 en efectivo

Este cálculo puede cambiar si durante el turno existieron:

• Ingresos de caja.
• Egresos o retiros.
• Gastos pagados en efectivo.
• Propinas.
• Devoluciones.
• Otros movimientos.

Comprueba que el monto inicial corresponda con el fondo de cambio que realmente había en la caja al comenzar el turno.

4. Ventas fuera del período del arqueo

Una venta solamente se incorpora cuando su fecha y hora corresponden con el período del arqueo y cumple las condiciones necesarias.

Verifica:

• Hora de apertura del arqueo.
• Hora de cierre de la venta.
• Caja relacionada.
• Usuario que cerró la operación.
• Canal donde se registró.
• Estado final de la venta.

Si el arqueo comenzó después de que se cerraron algunas ventas, esas operaciones podrían no formar parte del período esperado.

5. Caja o usuario incorrecto

La venta puede haber sido registrada en otra caja debido a la configuración del usuario.

Revisa:

1. La caja asignada al usuario.
2. La Caja de Mesas.
3. La Caja de Mostrador.
4. La Caja de Delivery.
5. La caja predeterminada.
6. La asociación entre cajas y salas.

También confirma que cada cajero haya iniciado sesión con sus propias credenciales antes de cerrar las ventas.

⚠️ Si varios empleados comparten el mismo usuario, será más difícil identificar quién realizó la operación y en qué caja debía registrarse.

6. Propinas

Las propinas pueden formar parte del arqueo cuando la venta se cierra dentro del período correspondiente.

Si existe una diferencia relacionada con propinas, verifica:

• Que la venta esté cerrada.
• Que la propina se haya registrado en ERP Alimentos.
• Que el medio de pago sea correcto.
• Que el importe coincida con el comprobante.
• Que la venta se encuentre dentro del horario del arqueo.
• Que el usuario y la caja sean los correctos.

Si las propinas se retiran de la caja y no deseas que permanezcan dentro del saldo esperado, registra el retiro mediante un egreso en Movimientos de Caja.

En el comentario puedes indicar:

• Entrega de propinas.
• Retiro de propinas del turno.
• Pago de propinas al personal.

📌 El egreso debe registrarse dentro del período del arqueo para que afecte correctamente el cierre.

7. Propinas cobradas con Mercado Pago

Cuando utilizas una terminal de Mercado Pago, la propina puede procesarse de manera independiente al subtotal de la venta.

El flujo habitual puede ser:

1. Se ingresa en la terminal el subtotal mostrado en ERP Alimentos.
2. El cliente confirma el pago.
3. La terminal solicita el porcentaje o importe de la propina.
4. La propina se procesa adicionalmente.
5. El importe final aparece en la terminal y en el comprobante.

Si en ERP Alimentos se registra el total con propina como subtotal y la terminal vuelve a agregarla, pueden generarse diferencias.

Para revisar el problema:

• Compara el subtotal de ERP Alimentos con el monto capturado inicialmente en la terminal.
• Verifica el importe final del comprobante.
• Confirma que la propina se haya registrado una sola vez.
• Revisa el medio de pago utilizado.
• Comprueba que la propina corresponda con la venta correcta.

¿Cómo activar las propinas en Mercado Pago?

Si necesitas habilitar las propinas digitales:

1. Ingresa a la aplicación o cuenta web de Mercado Pago.
2. Selecciona Tu negocio.
3. Ingresa a Cobros.
4. Busca la opción Propinas.
5. Actívala.
6. Selecciona un porcentaje sugerido, por ejemplo, 10 %, 15 % o personalizado.
7. Guarda los cambios.

💡 Los nombres y la ubicación de estas opciones pueden variar según la versión de Mercado Pago y el tipo de terminal.

8. Movimientos de caja fuera del horario

Los ingresos y egresos manuales solamente afectarán el arqueo cuando se encuentren dentro de su período.

Comprueba:

• Fecha del movimiento.
• Hora del movimiento.
• Caja seleccionada.
• Tipo: ingreso o egreso.
• Monto.
• Comentario.
• Arqueo relacionado.

Por ejemplo, si registraste un egreso antes de abrir el arqueo, podría quedar fuera del turno.

Si el arqueo continúa abierto y el movimiento fue registrado incorrectamente, corrígelo o vuelve a cargarlo con la fecha, hora y caja correctas, según las opciones y permisos disponibles.

⚠️ Antes de eliminar o volver a registrar un movimiento, confirma que no se duplicará su efecto.

9. Ingreso registrado como egreso, o viceversa

Seleccionar incorrectamente el tipo de movimiento modifica el saldo en sentido contrario.

• Un Ingreso aumenta el dinero esperado.
• Un Egreso disminuye el dinero esperado.

Por ejemplo, si un retiro de $1,000 se registra como ingreso, la diferencia potencial será de $2,000: el sistema sumará $1,000 cuando en realidad el efectivo disminuyó $1,000.

Revisa cuidadosamente el tipo de todos los movimientos manuales.

10. Gastos no incluidos en el arqueo

Si un gasto se pagó con dinero de la caja, verifica que tenga seleccionada la opción Usar en arqueo.

Para comprobarlo:

1. Ingresa a Gastos.
2. Selecciona el gasto.
3. Revisa su pago.
4. Confirma el medio de pago.
5. Verifica que esté activa la opción Usar en arqueo.
6. Comprueba la fecha y hora.
7. Revisa la caja relacionada.

Si la opción no está activada, el gasto se conservará en el módulo Gastos, pero no disminuirá el efectivo esperado en el arqueo.

11. Gastos fuera del período

El gasto debe encontrarse dentro de la franja horaria del arqueo.

Ejemplo

• Hora del gasto: 8:00 a. m.
• Apertura del arqueo: 8:30 a. m.

En este caso, el gasto se registró antes de la apertura y podría no incorporarse al arqueo.

Para evitarlo:

• Abre la caja antes de comenzar a operar.
• Registra los gastos en el momento en que se pagan.
• Verifica la fecha de pago, no solamente la fecha del comprobante.
• Confirma la caja utilizada.

12. Ventas eliminadas, cancelaciones o devoluciones

Las ventas eliminadas, productos cancelados o devoluciones pueden afectar los resultados esperados.

Revisa:

• Ventas eliminadas.
• Adiciones canceladas.
• Pagos modificados.
• Devoluciones.
• Descuentos.
• Notas o comentarios de cancelación.
• Usuario que realizó la acción.

En ERP Alimentos, las operaciones eliminadas pueden permanecer visibles en el historial para mantener la trazabilidad.

13. Error al contar el efectivo

Antes de asumir que existe un problema en el sistema, cuenta nuevamente:

• Billetes.
• Monedas.
• Fondo inicial.
• Vales.
• Comprobantes.
• Retiros separados.
• Propinas retiradas.
• Dinero reservado para pagos.

Se recomienda que una segunda persona compruebe el efectivo cuando exista una diferencia importante.

Lista de verificación

Antes de cerrar el arqueo, comprueba:

• Todas las ventas están cerradas.

• El período del arqueo es correcto.

• El monto inicial coincide con el fondo real.

• Los medios de pago están correctamente registrados.

• Las ventas pertenecen a la caja seleccionada.

• Cada usuario utilizó sus propias credenciales.

• Las propinas fueron registradas una sola vez.

• Los movimientos de caja están dentro del período.

• Los ingresos y egresos tienen el tipo correcto.

• Los gastos pagados desde caja tienen activa la opción Usar en arqueo.

• Las terminales bancarias coinciden con los pagos registrados.

• El efectivo fue contado nuevamente.

• Las diferencias tienen un comentario explicativo.

Si la diferencia continúa

Si después de realizar todas las verificaciones el arqueo sigue presentando una diferencia:

1. Selecciona el período exacto del arqueo.
2. Filtra y exporta las ventas.
3. Exporta los movimientos de caja.
4. Revisa los gastos incluidos.
5. Consulta las propinas.
6. Identifica los medios de pago con diferencia.
7. Conserva el número o referencia del arqueo.
8. Comunícate con el equipo de Soporte de ERP Alimentos.

Para facilitar la revisión, comparte:

• Nombre de la cuenta.
• Caja afectada.
• Número o referencia del arqueo.
• Fecha y horario.
• Importe de la diferencia.
• Medio de pago afectado.
• Capturas de pantalla.
• Archivos exportados.
• Descripción de las verificaciones realizadas.