Los Movimientos de Caja son ingresos o egresos de dinero que no necesariamente provienen de una venta o del registro de un gasto.
Esta herramienta permite documentar movimientos manuales que modifican el efectivo disponible en una caja, por ejemplo:
Ejemplos de ingresos
- Fondo adicional para cambio.
- Reposición de efectivo.
- Devolución de dinero a la caja.
- Recaudación extraordinaria.
- Ajuste positivo autorizado.
Ejemplos de egresos
- Retiro de efectivo.
- Entrega de una recaudación.
- Traslado de dinero.
- Ajuste negativo autorizado.
- Salida de efectivo no relacionada con una venta.
🔎 Los movimientos registrados durante un turno se reflejarán en el Arqueo de Caja que se encuentre abierto.
Diferencia entre venta, gasto y movimiento de caja
Es importante utilizar el registro adecuado para cada operación:
- Venta: registra el cobro de productos o servicios vendidos.
- Gasto: registra una compra, servicio, pago a proveedor u otra obligación del negocio.
- Movimiento de caja: registra una entrada o salida manual de dinero que no corresponde directamente a una venta ni a un gasto.
⚠️ No registres como movimiento de caja un importe que ya fue incorporado mediante una venta o un gasto, ya que podría duplicarse su efecto dentro del arqueo.
¿Cómo crear un movimiento de caja?
Para registrar un nuevo ingreso o egreso:
- Ingresa a la sección Movimientos de Caja.
- Haz clic en + Nuevo Movimiento.
- En el panel lateral, ingresa el monto.
- Selecciona el tipo de movimiento:
- Ingreso.
- Egreso.
- Agrega un comentario que explique el motivo.
- Verifica la información.
- Haz clic en Guardar.
Información del movimiento
Monto
Ingresa el valor total del dinero que entra o sale de la caja.
El monto debe ser mayor que cero. El tipo de movimiento determinará si se suma o se resta del saldo.
Tipo de movimiento
Selecciona una de las siguientes opciones:
- Ingreso: aumenta el dinero registrado en la caja.
- Egreso: disminuye el dinero registrado en la caja.
Comentario
Aunque puede ser opcional, se recomienda explicar el motivo del movimiento.
Ejemplos:
- Fondo adicional para cambio.
- Retiro parcial de efectivo.
- Entrega de recaudación al administrador.
- Corrección autorizada del saldo.
- Traslado de efectivo a caja principal.
El comentario facilita las revisiones posteriores y ayuda a identificar diferencias durante el arqueo.
Impacto en el arqueo de caja
Cuando existe un arqueo abierto, el movimiento quedará asociado con el turno en curso.
Si registras un ingreso
El importe se sumará al dinero esperado en la caja.
Si registras un egreso
El importe se restará del dinero esperado.
Por ejemplo, si la caja tiene $5,000 registrados y realizas un egreso de $1,000, el saldo esperado será de $4,000, sin considerar otros movimientos posteriores.
📌 Antes de guardar, confirma que seleccionaste correctamente Ingreso o Egreso, ya que esta elección afecta el resultado del arqueo.
¿Cómo consultar los movimientos?
Al ingresar a la sección, ERP Alimentos mostrará por defecto los movimientos del día actual.
Puedes consultar la información por:
- Día.
- Mes.
- Año.
- Arqueo.
- Rango personalizado de fecha y hora.
El filtro por arqueo permite identificar los ingresos y egresos manuales registrados durante un turno específico.
Filtrar por tipo de movimiento
También puedes filtrar el listado para mostrar:
- Todos los movimientos.
- Solamente ingresos.
- Solamente egresos.
Puedes combinar el tipo de movimiento con el período o arqueo seleccionado para obtener resultados más específicos.
Ejemplo práctico
Para revisar los retiros de efectivo registrados durante un turno:
- Selecciona el filtro Arqueo.
- Elige el arqueo correspondiente.
- En el tipo de movimiento, selecciona Egreso.
- Aplica los filtros.
- Revisa el listado.
Información disponible en el listado
Dependiendo de la configuración del sistema, cada movimiento puede mostrar:
- Fecha y hora.
- Caja.
- Usuario que realizó el registro.
- Tipo de movimiento.
- Monto.
- Comentario.
- Arqueo relacionado.
- Estado.
Esta información ayuda a mantener la trazabilidad de los movimientos manuales de efectivo.
¿Cómo exportar los movimientos a Excel?
Para descargar el listado:
- Ingresa a Movimientos de Caja.
- Selecciona el período o arqueo.
- Aplica los filtros necesarios.
- Verifica los resultados.
- Haz clic en Exportar.
- Descarga el archivo en formato Excel.
La exportación respetará los filtros aplicados y puede utilizarse para:
- Revisiones administrativas.
- Conciliaciones de caja.
- Auditorías internas.
- Control por turno.
- Análisis de ingresos y egresos.
- Respaldo de los movimientos registrados.
Permisos de usuario
Las acciones disponibles dependerán de los permisos asignados al rol del usuario.
Un empleado puede necesitar permisos específicos para:
- Ver movimientos de caja.
- Crear ingresos o egresos.
- Editar o cancelar movimientos.
- Exportar la información.
- Consultar arqueos de caja.
Se recomienda limitar la creación de movimientos manuales a cajeros, gerentes y administradores autorizados.
Recomendaciones
- Registra cada movimiento en el momento en que ocurre.
- Selecciona correctamente si se trata de un ingreso o egreso.
- Agrega siempre un comentario claro.
- Evita duplicar ventas o gastos como movimientos manuales.
- Verifica que el movimiento corresponda a la caja correcta.
- Revisa los movimientos antes de cerrar el arqueo.
- Utiliza usuarios individuales para identificar al responsable.
- Exporta periódicamente la información como respaldo.
- Investiga cualquier movimiento sin comentario o justificación.
Preguntas frecuentes
¿Los movimientos de caja afectan el arqueo?
Sí. Los movimientos registrados durante un arqueo abierto modifican el saldo esperado de la caja.
¿Un ingreso de caja se considera una venta?
No. El ingreso aumenta el efectivo disponible, pero no representa una venta.
¿Un egreso de caja se considera un gasto?
No necesariamente. Si el dinero corresponde a una compra o servicio, debe registrarse desde Gastos para mantener correctamente la información financiera.
¿Puedo consultar movimientos de un arqueo anterior?
Sí. Utiliza el filtro Arqueo y selecciona el registro correspondiente.
¿Puedo filtrar únicamente los egresos?
Sí. Aplica el filtro por tipo de movimiento y selecciona Egreso.
¿Puedo exportar la información?
Sí. El listado puede descargarse en formato Excel mediante la opción Exportar