El total de mis ventas no coincide con el arqueo

¿Por qué pueden existir diferencias?

El total mostrado en la sección Ventas puede no coincidir con el arqueo cuando ambas pantallas utilizan criterios de fecha y hora diferentes.

Una venta puede:

• Abrirse en un día.
• Permanecer en curso durante varias horas.
• Cerrarse al día siguiente.
• Impactar en el arqueo activo al momento de su cierre.

Por este motivo, para realizar una comparación correcta debes consultar las ventas por Arqueo y utilizar la Hora de cierre como criterio.

Forma correcta de comparar las ventas con el arqueo

Sigue estos pasos:

1. Ingresa a la sección Ventas.
2. Abre los filtros.
3. En el campo del período, cambia Diario por Arqueo.
4. Selecciona el arqueo que deseas revisar.
5. Cambia el criterio Hora de inicio por Hora de cierre.
6. Aplica los filtros.
7. Compara las ventas resultantes con el detalle del arqueo.

Los filtros principales deben quedar así:

Diferencia entre la hora de inicio y la hora de cierre

Hora de inicio

Corresponde al momento en que se abrió la venta o se comenzó a registrar el pedido.

Hora de cierre

Corresponde al momento en que se confirmó el pago y se cerró la operación.

Para comparar con un arqueo debes utilizar la Hora de cierre, porque el cobro se incorpora cuando la venta se finaliza.

Ejemplo práctico

Supongamos que una venta:

• Se abrió el 1 de diciembre a las 11:30 p. m.
• Se cerró el 2 de diciembre a las 12:15 a. m.

Si consultas las ventas por Hora de inicio, la operación aparecerá el 1 de diciembre.

Sin embargo, como fue cerrada y cobrada el 2 de diciembre, afectará el arqueo activo durante ese día.

Al filtrar por Hora de cierre, la venta aparecerá dentro del período en el que realmente se registró su cobro.

¿Qué sucede si comparo utilizando “Hora de inicio”?

Puedes encontrar diferencias porque algunas ventas:

• Se abrieron antes del arqueo.
• Permanecieron abiertas durante un cambio de turno.
• Se cerraron después de la medianoche.
• Se finalizaron durante otro arqueo.
• Se cobraron en una fecha diferente de aquella en que se inició el pedido.

El criterio de inicio sirve para analizar cuándo se comenzó la atención, pero no siempre representa cuándo ingresó el pago.

¿Qué importe debo comparar?

El arqueo puede incluir conceptos adicionales al total de ventas, como:

• Monto inicial.
• Ingresos de caja.
• Egresos o retiros.
• Gastos marcados con Usar en arqueo.
• Propinas.
• Cuentas corrientes.
• Ajustes.
• Otros movimientos.

Por eso, no siempre es correcto comparar directamente el total general de Ventas con el efectivo final de la caja.

Para realizar una revisión precisa:

1. Consulta las ventas por arqueo y hora de cierre.
2. Revisa los medios de pago.
3. Compara cada medio con su apartado dentro del arqueo.
4. Considera el monto inicial y los movimientos adicionales.
5. Revisa las propinas y los gastos.
6. Comprueba que no existan ventas abiertas.

Ejemplo de comparación del efectivo

Si durante el arqueo se registraron:

• Monto inicial: $2,000.
• Ventas en efectivo: $15,000.
• Ingreso manual: $500.
• Egreso de caja: $1,000.
• Gasto pagado desde caja: $750.

El efectivo esperado sería:

$2,000 + $15,000 + $500 − $1,000 − $750 = $15,750

Por lo tanto, comparar únicamente los $15,000 de ventas con el total esperado de $15,750 generaría una diferencia aparente.

Revisar los medios de pago

Incluso cuando el total general coincide, puede existir una diferencia interna si una venta fue cerrada con un medio de pago incorrecto.

Por ejemplo:

• Se recibió efectivo, pero se registró tarjeta.
• Se cobró con transferencia, pero se seleccionó efectivo.
• Se utilizó una caja diferente.
• Un pago dividido se registró incorrectamente.

Para comprobarlo:

1. Abre el arqueo.
2. Selecciona cada medio de pago.
3. Consulta las ventas relacionadas.
4. Compara los importes con el reporte de Ventas.
5. Revisa los comprobantes de terminales y transferencias.

Ventas abiertas o en estado “Pagando”

Las ventas que no se encuentran cerradas pueden no impactar en el arqueo.

En la sección Ventas, aplica el filtro de estado y comprueba si existen operaciones:

• Abiertas.
• Enviadas.
• Pagando.
• Pendientes de cierre.

Finaliza cada venta desde el canal en el que fue creada:

• Mesas: Restaurante > Mesas.
• Mostrador: Restaurante > Mostrador.
• Delivery: Restaurante > Delivery.
• Tienda Online: desde la sección correspondiente.

Venta del día anterior cerrada en el arqueo actual

Si una venta se abrió el día anterior, pero se cerró durante el arqueo actual, su importe aparecerá en este último porque el cobro se registró al momento del cierre.

En ese caso:

1. Confirma la hora de inicio.
2. Revisa la hora de cierre.
3. Verifica la caja y el medio de pago.
4. Comprueba en qué arqueo quedó registrada.
5. Agrega un comentario explicativo al cierre.

Ejemplo de comentario:

“La diferencia corresponde a la venta número 125, iniciada el 1 de diciembre y cerrada el 2 de diciembre durante este arqueo.”

Este comentario permitirá que el administrador comprenda la diferencia al revisar el historial.

¿Debo eliminar la venta?

No se recomienda eliminar una venta válida únicamente para hacer coincidir un arqueo.

Las ventas eliminadas pueden permanecer registradas y su eliminación no siempre puede revertirse. Si la operación ocurrió realmente, conserva la venta y documenta la situación mediante un comentario.

Antes de realizar cualquier modificación:

• Confirma que la venta sea correcta.
• Revisa el medio de pago.
• Comprueba el arqueo relacionado.
• Consulta los permisos y políticas del negocio.

Lista de verificación

Si el total de Ventas no coincide con el arqueo, comprueba:

• El período está configurado como Arqueo.

• El criterio seleccionado es Hora de cierre.

• Elegiste el arqueo correcto.

• Todas las ventas se encuentran cerradas.

• No existen ventas abiertas desde el día anterior.

• Los medios de pago son correctos.

• Las ventas pertenecen a la caja adecuada.

• El usuario que cerró la venta tiene la caja correcta.

• Consideraste el monto inicial.

• Revisaste ingresos y egresos de caja.

• Incluiste gastos y propinas.

• Documentaste las operaciones cerradas en otro día.

Recomendaciones

• Abre el arqueo antes de comenzar a vender.
• Cierra las ventas dentro del turno correspondiente.
• Revisa las ventas abiertas antes de finalizar la caja.
• Compara siempre utilizando la hora de cierre.
• Consulta los importes por medio de pago.
• Evita compartir usuarios entre cajeros.
• Registra comentarios cuando exista una situación excepcional.
• No elimines ventas válidas para ajustar artificialmente los totales.
• Exporta las ventas cuando necesites realizar una conciliación detallada.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una venta de ayer aparece en el arqueo de hoy?
Porque fue cerrada durante el arqueo actual. El cobro impacta según su hora de cierre.

¿Qué filtro debo utilizar para comparar las ventas?
Selecciona Arqueo como período y Hora de cierre como criterio.

¿El monto inicial se incluye en las ventas?
No. El monto inicial forma parte del efectivo esperado del arqueo, pero no representa una venta.

¿El arqueo puede incluir otros movimientos?
Sí. Puede incluir ingresos, egresos, gastos, propinas y otros registros.

¿Qué hago si cerré una venta anterior durante el arqueo actual?
Verifica la información y agrega un comentario explicando qué venta produjo la diferencia.

¿Debo eliminar esa venta?
No, si la operación es válida. Conserva el registro y documenta la situación.