¿Cómo saber qué ventas están impactando en mi arqueo de caja?

¿Qué ventas se incluyen en un arqueo de caja?

Para que una venta impacte correctamente en un arqueo de caja de ERP Alimentos, debe cumplir principalmente con estas condiciones:

1. El arqueo debe encontrarse Abierto.
2. La venta debe estar Cerrada.
3. La venta debe cerrarse dentro del período del arqueo.
4. La operación debe estar asociada con la misma caja.
5. El usuario debe tener configurada la caja correspondiente al tipo de venta.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, la venta podría no aparecer en el arqueo esperado o quedar asociada con otra caja.

1. Verifica que el arqueo esté abierto

Antes de comenzar a cerrar ventas:

1. Ingresa a Ventas > Arqueos de Caja.
2. Localiza la caja que estás utilizando.
3. Revisa la columna Estado.
4. Confirma que aparezca como Abierto.
5. Verifica también la fecha y hora de apertura.

Mientras el arqueo permanezca abierto, ERP Alimentos podrá incorporar las ventas cerradas relacionadas con esa caja.

📌 Si la venta se cerró antes de abrir el arqueo, podría no incluirse dentro del período esperado.

2. Verifica que la venta esté cerrada

Una venta debe encontrarse en estado Cerrada para impactar en el arqueo.

Para comprobarlo:

1. Ingresa a la sección Ventas.
2. Selecciona el período correspondiente.
3. Abre los filtros.
4. Selecciona el estado Cerrada.
5. Localiza la operación.
6. Revisa su hora de cierre, caja y medio de pago.

Las operaciones con otros estados pueden no formar parte del arqueo:

• Abierta.
• Enviada.
• Pagando.
• Pendiente.
• Eliminada.

Si una venta todavía está abierta o pagando, deberás finalizarla desde el canal en el que fue creada.

3. Revisa la hora de cierre

El arqueo considera el momento en que se cierra la venta, no necesariamente la hora en que comenzó.

Por ejemplo:

• Apertura del arqueo: 1:00 p. m.
• Inicio de la venta: 12:45 p. m.
• Cierre de la venta: 1:20 p. m.

Aunque la venta comenzó antes, puede afectar al arqueo porque fue cerrada durante su período.

Para revisar correctamente las operaciones:

1. Ingresa a Ventas.
2. Selecciona el período Arqueo.
3. Elige el arqueo que deseas consultar.
4. Cambia Hora de inicio por Hora de cierre.
5. Aplica los filtros.

💡 Para comparar Ventas con Arqueos de Caja, utiliza siempre los filtros Arqueo + Hora de cierre.

4. Verifica la caja asociada con la venta

Selecciona la venta y consulta su detalle. El campo Caja debe coincidir con la caja del arqueo.

Por ejemplo:

• Caja de la venta: Principal.
• Caja del arqueo: Principal.

En ese caso, la operación podrá incorporarse al arqueo, siempre que cumpla las demás condiciones.

Si la venta muestra Caja Salón, pero estás revisando el arqueo de Caja Principal, deberás consultar el arqueo de Caja Salón.

5. Revisa el tipo de venta y la caja asignada

ERP Alimentos puede utilizar una caja distinta para cada modalidad:

• Caja de Mesas.
• Caja de Mostrador.
• Caja de Delivery.

La venta debe cerrarse utilizando la caja configurada para el canal correspondiente.

Ventas de Mesas

Revisa:

• La caja asignada al usuario.
• La caja asociada con la sala.
• La mesa donde se realizó la operación.
• El usuario que cerró la venta.

Ventas de Mostrador

Revisa la Caja de Mostrador asignada al usuario que cerró la operación.

Ventas de Delivery

Revisa la Caja de Delivery asignada al usuario responsable del cierre.

Ventas de Mostrador Express o Cocina Express

Verifica la caja asignada al usuario y la configuración aplicable al canal.

6. Comprueba la caja asignada al usuario

Para revisarla:

1. Ingresa a Administración > Usuarios.
2. Selecciona al empleado.
3. Haz clic en Editar.
4. Revisa los campos:
   • Caja de Mesas.
   • Caja de Mostrador.
   • Caja de Delivery.
5. Confirma que las cajas sean correctas.
6. Guarda cualquier modificación.

⚠️ La caja utilizada depende del usuario que cierra la venta. Cada empleado debe iniciar sesión con sus propias credenciales.

Si un usuario no tiene una caja asignada, ERP Alimentos puede utilizar la caja configurada como predeterminada.

7. Comprueba el medio de pago

Una venta puede aparecer en el arqueo correcto, pero dentro de un medio de pago diferente del esperado.

Por ejemplo:

• Se recibió efectivo, pero se registró tarjeta.
• Se recibió transferencia, pero se seleccionó efectivo.
• Se dividió el pago incorrectamente.
• El cobro se asignó a otra caja o cuenta.

Para verificarlo:

1. Selecciona el arqueo.
2. Haz clic en el medio de pago.
3. Revisa las ventas relacionadas.
4. Compara el importe con el detalle de cada operación.
5. Consulta los comprobantes externos cuando corresponda.

¿Cómo consultar las ventas que forman parte de un arqueo?

La forma recomendada es:

1. Ingresa a Ventas.
2. En el filtro de período, selecciona Arqueo.
3. Elige el arqueo correspondiente.
4. Selecciona Hora de cierre.
5. Filtra por Estado: Cerrada.
6. Si es necesario, filtra también por:
   • Caja.
   • Medio de pago.
   • Tipo de servicio.
   • Usuario.
   • Mesa.
7. Aplica los filtros.
8. Compara los resultados con el arqueo.

Ejemplo práctico

Supongamos que tienes:

• Un arqueo abierto para Caja Principal.
• Un usuario con Caja de Mostrador: Principal.
• Una venta de Mostrador cerrada durante el arqueo.
• El estado de la venta es Cerrada.
• En el detalle aparece Caja: Principal.

Esta operación debe impactar en el arqueo de Caja Principal.

En cambio, si el usuario tiene asignada Caja Mostrador 2, la venta se incluirá en el arqueo correspondiente a esa caja.

¿Por qué una venta no aparece?

Las causas más comunes son:

• El arqueo no estaba abierto cuando se cerró la venta.
• La venta todavía está abierta o pagando.
• La operación fue eliminada.
• Se está consultando por hora de inicio.
• La venta pertenece a otra caja.
• El usuario tiene una asignación incorrecta.
• La sala está vinculada con otra caja.
• Se seleccionó otro arqueo.
• La venta fue cerrada fuera del período.
• El medio de pago se registró incorrectamente.

Lista de verificación

Para confirmar si una venta debe impactar en el arqueo, comprueba:

• El arqueo está abierto.

• La caja del arqueo es correcta.

• La venta está cerrada.

• La hora de cierre está dentro del arqueo.

• La caja de la venta coincide con el arqueo.

• El usuario tiene la caja correcta.

• La modalidad de venta utiliza esa caja.

• La sala está asociada correctamente.

• El medio de pago es correcto.

• Estás consultando con el filtro Arqueo + Hora de cierre.

Si la venta sigue sin aparecer

Si después de revisar la configuración la venta no se muestra:

1. Anota el número de la venta.
2. Guarda su fecha y hora de inicio.
3. Guarda su fecha y hora de cierre.
4. Identifica al usuario que la cerró.
5. Comprueba la caja mostrada en el detalle.
6. Anota el número o referencia del arqueo.
7. Toma capturas de la venta y del arqueo.
8. Comunícate con el equipo de Soporte de ERP Alimentos.

Esta información permitirá identificar rápidamente si existe un problema de período, caja, usuario o configuración.

Preguntas frecuentes

¿Una venta abierta impacta en el arqueo?
No. Debe estar cerrada para que el cobro se incorpore correctamente.

¿Qué hora debo revisar?
La hora de cierre de la venta.

¿La venta debe tener la misma caja del arqueo?
Sí. La caja indicada en el detalle debe coincidir con la caja que estás revisando.

¿Una venta iniciada antes del arqueo puede incluirse?
Sí, cuando se cierra dentro del período y queda asociada con la caja correspondiente.

¿Qué sucede si el usuario tiene otra caja asignada?
La venta puede registrarse en el arqueo de esa otra caja.

¿Cómo filtro las ventas de un arqueo?
Selecciona el período Arqueo, elige el registro y utiliza Hora de cierre.