¿Cómo le asigno una caja a un usuario?

Asignar una caja a cada usuario permite que ERP Alimentos identifique correctamente dónde deben registrarse las ventas realizadas por cada empleado.

Esta configuración es especialmente útil cuando el negocio utiliza diferentes cajas para:

• Mesas.
• Mostrador.
• Delivery.
• Distintos turnos.
• Áreas o salas.
• Varios cajeros.

De esta manera, las ventas y los cobros realizados por cada usuario se incorporarán al arqueo de la caja correspondiente.

⚠️ Antes de comenzar: Las cajas deben estar creadas previamente desde Administración > Cajas.

⭐ Si necesitas crear y utilizar múltiples cajas, debes contar con el Plan Pro de ERP Alimentos.

¿Por qué asignar una caja a cada usuario?

Esta configuración permite:

• Separar los ingresos por punto de venta.
• Realizar arqueos independientes.
• Identificar las operaciones de cada cajero.
• Diferenciar ventas de Mesas, Mostrador y Delivery.
• Filtrar ventas por caja, usuario o turno.
• Evitar que los cobros se registren en una caja incorrecta.
• Mejorar el control durante la apertura y el cierre de caja.

¿Cómo asignar una caja?

Sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en ERP Alimentos.
2. Ingresa a Administración.
3. Selecciona la sección Usuarios.
4. Localiza al usuario que deseas configurar, por ejemplo, Cajero 1.
5. Haz clic en el icono del lápiz o en Editar.
6. Localiza los campos de asignación de cajas.
7. Selecciona la caja correspondiente para cada canal de venta.
8. Haz clic en Guardar.

Campos de asignación disponibles

Dependiendo de las funciones habilitadas en tu cuenta, encontrarás los siguientes campos:

Caja de Mesas

Determina la caja que utilizará el usuario al cerrar ventas realizadas en las mesas del restaurante.

Ejemplos:

• Caja Principal.
• Caja Salón.
• Caja Terraza.
• Caja Barra.

Caja de Mostrador

Define la caja en la que se registrarán las ventas cerradas por el usuario desde Mostrador o Mostrador Express.

Ejemplos:

• Caja Mostrador.
• Caja Principal.
• Caja Turno Mañana.

Caja de Delivery

Establece la caja que recibirá las ventas cerradas por el usuario desde el módulo Delivery.

Ejemplos:

• Caja Delivery.
• Caja Principal.
• Caja Pedidos Online.

Usar una misma caja para todos los canales

Un usuario puede trabajar con la misma caja en todos los tipos de venta.

Por ejemplo:

Esta configuración resulta adecuada cuando el negocio utiliza un único punto de cobro.

Usar una caja diferente para cada canal

También puedes asignar una caja exclusiva según el tipo de operación:

Esta alternativa facilita la separación de los ingresos y permite realizar arqueos independientes.

Ejemplo de configuración por usuario

Un restaurante puede utilizar la siguiente distribución:

Cada empleado registrará sus ventas en las cajas asignadas a los canales en los que trabaja.

Importancia de iniciar sesión con el usuario correcto

Para que ERP Alimentos identifique correctamente la caja, cada cajero o empleado debe iniciar sesión con sus propias credenciales antes de comenzar a cerrar ventas.

⚠️ Si varios empleados utilizan el mismo usuario, el sistema no podrá distinguir quién cerró cada operación y todas las ventas podrían quedar asociadas con la misma caja.

El uso de cuentas individuales permite conocer:

• Quién realizó la venta.
• Quién cerró la operación.
• En qué caja se registró.
• Qué turno generó el movimiento.
• Qué empleado debe realizar el arqueo.

Relación con el arqueo de caja

Cuando un usuario cierra una venta, ERP Alimentos revisa el tipo de servicio y la caja asignada.

Por ejemplo:

• Una venta de Mesas se registra en su Caja de Mesas.
• Una venta de Mostrador se registra en su Caja de Mostrador.
• Una venta de Delivery se registra en su Caja de Delivery.

Al realizar el arqueo, se incluirán las ventas y movimientos correspondientes a esa caja.

¿Qué sucede si el usuario no tiene una caja asignada?

Si un usuario no cuenta con una asignación específica, ERP Alimentos utilizará la caja configurada como predeterminada, cuando corresponda.

Para evitar errores:

• Revisa la configuración de todos los cajeros.
• Confirma las cajas de cada canal.
• Verifica la caja predeterminada.
• Realiza una venta de prueba antes de comenzar a operar.
• Comprueba que la operación aparezca en el arqueo correcto.

Uso de cajas para turnos

También puedes utilizar esta configuración para separar las ventas por turno.

Por ejemplo:

• Caja Mañana.
• Caja Tarde.
• Caja Noche.

Para hacerlo correctamente, cada usuario deberá tener asignada la caja de su turno e iniciar sesión con sus propias credenciales.

Si un mismo empleado cambia de turno y necesita otra caja, un usuario autorizado deberá actualizar su configuración antes de registrar nuevas ventas.

Uso de cajas para salas o áreas

Las cajas pueden ayudar a separar los ingresos de diferentes espacios del restaurante:

• Salón principal.
• Terraza.
• Barra.
• Planta alta.
• Área para eventos.

En las ventas de Mesas también debe revisarse la asociación entre la caja y la sala correspondiente para que el arqueo incluya las operaciones correctas.

Permisos necesarios

La asignación de cajas debe estar disponible únicamente para usuarios autorizados.

Dependiendo de la configuración de roles, se pueden requerir permisos para:

• Consultar usuarios.
• Editar usuarios.
• Administrar cajas.
• Abrir arqueos.
• Cerrar arqueos.
• Consultar ventas de otras cajas.

Se recomienda reservar estos permisos para gerentes y administradores.

Recomendaciones

• Crea las cajas antes de editar a los usuarios.
• Asigna únicamente las cajas que utilizará cada empleado.
• Utiliza una cuenta individual para cada cajero.
• Evita compartir credenciales.
• Revisa las cajas asignadas antes de iniciar un turno.
• Verifica la configuración de Mesas, Mostrador y Delivery.
• Guarda los cambios antes de salir.
• Realiza una venta de prueba.
• Comprueba que la venta aparezca en el arqueo correcto.
• Actualiza la asignación cuando un empleado cambie de área o turno.

Preguntas frecuentes

¿Puedo asignar la misma caja a Mesas, Mostrador y Delivery?
Sí. Un usuario puede utilizar la misma caja para todos los canales.

¿Puedo asignar una caja diferente para cada tipo de venta?
Sí. Puedes seleccionar una caja distinta para Mesas, Mostrador y Delivery.

¿Qué ocurre si no asigno una caja?
El sistema utilizará la caja predeterminada, cuando corresponda.

¿Por qué una venta aparece en otra caja?
Verifica la caja asignada al usuario, el canal desde donde se cerró la venta y la configuración de la sala.

¿Cada cajero debe tener su propio usuario?
Sí. Esto permite identificar quién cerró cada operación y asociar correctamente las ventas con su caja.

¿La asignación afecta el arqueo?
Sí. Las ventas cerradas por el usuario se incluirán en el arqueo correspondiente a la caja asignada.

¿Necesito el Plan Pro?
El Plan Pro es necesario cuando deseas trabajar con múltiples cajas independientes.