¿Cómo se inicia un turno de trabajo?
Antes de comenzar a registrar ventas, se recomienda abrir un nuevo Arqueo de Caja desde la sección Ventas.
El arqueo representa el inicio del turno y permite controlar todos los movimientos económicos registrados durante ese período, como:
- Ventas cerradas.
- Cobros por medio de pago.
- Ingresos de caja.
- Egresos y retiros.
- Gastos pagados desde la caja.
- Propinas.
- Monto inicial.
- Faltantes o sobrantes.
Lo ideal es iniciar un arqueo al comenzar la jornada y cerrarlo cuando termine el período de responsabilidad del cajero.
¿Cuándo debes iniciar un nuevo arqueo?
Puedes iniciar un arqueo en cualquiera de estas situaciones:
- Inicio de la jornada.
- Cambio de turno.
- Cambio de cajero.
- Cambio de encargado.
- Apertura de otro punto de cobro.
- Inicio de operaciones en otra área.
- Después de cerrar el turno anterior.
Cada arqueo debe representar un período claramente identificado para evitar que se mezclen las ventas de distintos cajeros o jornadas.
Antes de comenzar
Verifica lo siguiente:
- El usuario inició sesión con sus propias credenciales.
- Tiene asignada la caja correcta.
- No existe otro arqueo abierto para esa misma caja.
- La fecha y hora del dispositivo son correctas.
- El efectivo inicial fue contado.
- La caja corresponde con el canal de venta.
- Los medios de pago están configurados.
- La impresora de reportes está disponible, si se utilizará.
⚠️ No es posible abrir dos arqueos simultáneos con la misma caja. Para operar con varios arqueos al mismo tiempo, debes utilizar cajas diferentes.
¿Cómo iniciar un nuevo arqueo?
- Inicia sesión en ERP Alimentos.
- Ingresa a la sección Ventas.
- Selecciona Arqueos de Caja.
- Haz clic en + Nuevo Arqueo.
- Verifica la fecha y hora de apertura.
- Ingresa el Monto inicial.
- Si existen varias cajas, selecciona la correspondiente.
- Haz clic en Iniciar Arqueo.
Una vez iniciado, el arqueo aparecerá con el estado Abierto y podrás comenzar a registrar ventas y movimientos.
¿Qué es el monto inicial?
Es el efectivo disponible en la caja antes de comenzar a operar. Generalmente corresponde al fondo utilizado para entregar cambio.
Ejemplo
Si al iniciar el turno tienes:
- $1,000 en billetes.
- $500 en monedas.
El monto inicial será de $1,500.
📌 El monto inicial no es una venta ni un ingreso generado durante el turno. Es el dinero con el que comienza la caja.
Selección de la caja
Si tu cuenta utiliza diferentes cajas, selecciona aquella con la que trabajará el usuario.
Ejemplos:
- Caja Principal.
- Caja Salón.
- Caja Mostrador.
- Caja Delivery.
- Caja Barra.
- Caja Terraza.
La caja elegida determina qué ventas y movimientos formarán parte del arqueo.
Antes de comenzar, verifica su asignación desde:
Administración > Usuarios
Dependiendo del canal, revisa:
- Caja de Mesas.
- Caja de Mostrador.
- Caja de Delivery.
Confirmar que el turno está abierto
Después de iniciar el arqueo:
- Consulta el chip o indicador de estado.
- Confirma que aparezca como Abierto.
- Revisa la caja seleccionada.
- Verifica la hora de apertura.
- Comprueba el usuario responsable.
- Realiza una venta de prueba, si es necesario.
ERP Alimentos también puede mostrar una barra informativa con los datos del arqueo activo.
Operaciones del turno
Durante el turno, registra correctamente:
Ventas
Cierra todas las operaciones desde el canal correspondiente:
- Mesas.
- Mostrador.
- Mostrador Express.
- Cocina Express.
- Delivery.
- Tienda Online.
Medios de pago
Selecciona siempre la forma de pago realmente recibida:
- Efectivo.
- Tarjeta.
- Transferencia.
- Código QR.
- Cuenta corriente.
- Otros medios configurados.
Movimientos de caja
Registra los ingresos y egresos manuales, como:
- Fondo adicional.
- Retiro de efectivo.
- Entrega de recaudación.
- Salida de propinas.
- Ajustes autorizados.
Gastos
Si un gasto se paga con dinero de la caja, comprueba que tenga activa la opción Usar en arqueo.
Propinas
Registra el importe y el medio de pago correcto para evitar diferencias al cerrar.
¿Cuándo cerrar el turno?
Cierra el arqueo cuando ocurra alguna de estas situaciones:
- Finaliza la jornada.
- Cambia el cajero.
- Cambia el encargado.
- Termina un turno.
- Se deja de utilizar la caja.
- Se requiere realizar un corte.
No se recomienda dejar un arqueo abierto durante varios días porque puede mezclar operaciones y dificultar la identificación de diferencias.
¿Cómo finalizar el turno?
- Ingresa a Ventas > Arqueos de Caja.
- Selecciona el arqueo abierto.
- Revisa los montos según el sistema.
- Cuenta el efectivo.
- Comprueba los demás medios de pago.
- Ingresa los montos en Según usuario.
- Revisa los faltantes o sobrantes.
- Agrega un comentario cuando corresponda.
- Haz clic en Finalizar Arqueo.
- Imprime o guarda el resumen.
⚠️ Una vez finalizado, el arqueo no podrá volver a abrirse.
¿Cómo comenzar el siguiente turno?
Después de cerrar el arqueo anterior:
- El nuevo cajero debe iniciar sesión con sus credenciales.
- Debe contar el efectivo que recibe.
- Ingresa a Ventas > Arqueos de Caja.
- Crea un nuevo arqueo.
- Registra el monto inicial entregado.
- Selecciona la caja.
- Haz clic en Iniciar Arqueo.
De esta manera, cada turno tendrá su propio responsable, período y control de movimientos.
Ejemplo de cambio de turno
Turno de mañana
- Apertura: 8:00 a. m.
- Cajero: María.
- Monto inicial: $2,000.
- Cierre: 4:00 p. m.
Turno de tarde
- Apertura: 4:00 p. m.
- Cajero: José.
- Monto inicial: efectivo entregado después del cierre anterior.
- Cierre: 11:00 p. m.
Cada turno debe contar con un arqueo independiente para facilitar la conciliación y establecer la responsabilidad de cada cajero.
Errores frecuentes
Comenzar a vender sin abrir el arqueo
Las ventas podrían no aparecer en el período esperado.
Utilizar credenciales de otro usuario
Dificulta saber quién cerró las ventas y quién es responsable de la caja.
Registrar incorrectamente el monto inicial
Generará una diferencia al momento del cierre.
Seleccionar otra caja
Las ventas pueden impactar en un arqueo distinto.
No cerrar el turno anterior
Se mezclarán operaciones de diferentes jornadas o responsables.
No registrar ingresos o retiros
El efectivo contado no coincidirá con el importe calculado.
Recomendaciones
- Utiliza un arqueo por turno.
- Asigna una cuenta individual a cada cajero.
- Cuenta el monto inicial antes de comenzar.
- Confirma que la caja sea correcta.
- Revisa el estado Abierto.
- Registra todos los movimientos.
- Selecciona correctamente los medios de pago.
- Cierra las ventas pendientes.
- Finaliza el arqueo al cambiar de responsable.
- Documenta cualquier diferencia.
- Imprime o conserva el resumen del cierre.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio abrir un arqueo antes de vender?
Es la práctica recomendada para que las ventas y movimientos queden correctamente asociados con el turno.
¿Debo abrir uno cada día?
Sí, o cada vez que cambie el turno, cajero o encargado.
¿Puedo tener varios arqueos abiertos?
Sí, siempre que correspondan a cajas diferentes.
¿Qué monto debo colocar al inicio?
El efectivo real disponible antes de comenzar las operaciones.
¿El monto inicial cuenta como venta?
No. Es únicamente el fondo de apertura.
¿Qué hago cuando cambia el cajero?
Cierra el arqueo actual y abre uno nuevo con las credenciales del siguiente responsable.
¿Puedo volver a abrir un arqueo cerrado?
No. Antes de finalizar, verifica cuidadosamente todos los importes.