¿Cómo crear nuevas 'Cajas'?

ERP Alimentos permite crear diferentes Cajas para administrar varios arqueos de manera simultánea e independiente.

De forma predeterminada, cada cuenta incluye una caja denominada Caja Principal. Si tu negocio utiliza diferentes puntos de cobro, puedes crear cajas adicionales, por ejemplo:

• Caja Principal.
• Caja Mostrador.
• Caja Barra.
• Caja Delivery.
• Caja Terraza.
• Caja Cocina Express.
• Caja General.

Cada caja permite separar las ventas y los movimientos que corresponden a un área, canal o usuario determinado.

⭐ Disponibilidad: Para crear y utilizar múltiples cajas es necesario contar con el Plan Pro de ERP Alimentos.

¿Cuándo conviene utilizar múltiples cajas?

Esta funcionalidad es útil cuando:

• Existen varios puntos de cobro en un mismo establecimiento.
• El salón y la terraza administran su dinero por separado.
• La barra tiene una caja propia.
• Mostrador utiliza un punto de cobro independiente.
• Delivery es gestionado por otro empleado.
• Diferentes cajeros trabajan simultáneamente.
• Se necesitan arqueos separados por área, canal o responsable.

Así podrás conocer con mayor precisión qué ventas corresponden a cada caja y detectar diferencias durante el cierre de cada turno.

Diferencia entre una caja y una cuenta bancaria

Una Caja se utiliza para controlar ventas, cobros y movimientos durante un turno mediante un arqueo.

Una Cuenta bancaria registra el saldo y los movimientos financieros de una cuenta, caja física o institución bancaria dentro del módulo Finanzas.

Aunque ambas pueden relacionarse con los medios de pago, cumplen funciones diferentes dentro de ERP Alimentos.

¿Cómo ingresar a la configuración de cajas?

Para consultar o administrar las cajas:

1. Inicia sesión en ERP Alimentos.
2. Ingresa a Administración.
3. Selecciona la sección Cajas.
4. Consulta el listado de cajas registradas.

Desde esta pantalla podrás crear nuevas cajas y editar las existentes.

¿Cómo crear una nueva caja?

1. Dirígete a Administración > Cajas.
2. Haz clic en + Nueva Caja.
3. Ingresa el nombre de la caja en el panel lateral.
4. Verifica que el nombre permita identificarla fácilmente.
5. Haz clic en Guardar.

La nueva caja quedará disponible para asociarla con salas o usuarios.

Recomendaciones para asignar el nombre

Utiliza nombres relacionados con el área, canal o responsable:

• Caja Salón.
• Caja Terraza.
• Caja Barra.
• Caja Mostrador.
• Caja Delivery.
• Caja Turno Nocturno.

Evita nombres genéricos como “Caja 1” o “Nueva Caja” cuando puedan dificultar su identificación durante un arqueo.

¿Cómo editar una caja?

Para modificar una caja existente:

1. Ingresa a Administración > Cajas.
2. Selecciona la caja en el listado.
3. Haz clic en Editar.
4. Modifica el nombre o los datos disponibles.
5. Haz clic en Guardar.

Antes de modificar una caja, verifica que el nuevo nombre no pueda confundirse con otro punto de cobro.

Asociación entre cajas y salas

Las cajas utilizadas para ventas en mesas deben asociarse con una sala o área del restaurante.

Por ejemplo:

• Salón principal → Caja Principal.
• Terraza → Caja Terraza.
• Barra → Caja Barra.

Esta relación permite que, al iniciar un arqueo, ERP Alimentos considere las ventas realizadas en las mesas pertenecientes a la sala asociada.

🔎 Si la cuenta solamente tiene una caja, ERP Alimentos la asignará de forma predeterminada a todas las salas.

¿Cómo afecta la caja al arqueo?

Cada arqueo registra los movimientos correspondientes a la caja seleccionada.

Dependiendo de su configuración, puede contemplar:

• Ventas cerradas.
• Cobros por medios de pago asociados.
• Ventas de las salas vinculadas.
• Ventas realizadas por los usuarios asignados.
• Movimientos manuales de caja.
• Gastos pagados desde la caja.
• Ingresos y retiros.
• Propinas, cuando corresponda.

Esto permite abrir y cerrar diferentes arqueos sin mezclar las operaciones de todos los puntos de cobro.

Asignación de cajas a usuarios

También puedes asignar una caja específica a cada usuario.

Esta configuración es especialmente importante para:

• Mostrador.
• Mostrador Express.
• Delivery.
• Cocina Express.
• Otros canales sin una mesa o sala relacionada.

Para realizar la asignación:

1. Ingresa a Administración > Usuarios.
2. Selecciona al usuario.
3. Haz clic en Editar.
4. Localiza la configuración de caja.
5. Selecciona la caja que utilizará.
6. Haz clic en Guardar.

A partir de ese momento, las ventas realizadas por ese usuario se relacionarán con la caja asignada, según las reglas operativas del módulo.

Caja predeterminada

Si un usuario no tiene una caja asignada, ERP Alimentos utilizará la caja configurada como predeterminada.

Por este motivo, se recomienda comprobar la asignación de los usuarios que trabajen en:

• Mostrador.
• Delivery.
• Mostrador Express.
• Cocina Express.

Una configuración incorrecta puede ocasionar que las ventas aparezcan en un arqueo diferente del esperado.

Cajas en Mostrador y Delivery

Las cajas utilizadas en Mostrador y Delivery deben asignarse individualmente a los usuarios responsables.

Cuando se abra un arqueo, ERP Alimentos identificará las ventas realizadas en estos canales de acuerdo con el usuario que las registró y la caja que tenga asignada.

Ejemplo

Si el usuario “Cajero Mostrador” tiene asignada la Caja Mostrador, sus ventas se incluirán en el arqueo de esa caja.

Si el usuario “Encargado Delivery” tiene asignada la Caja Delivery, sus pedidos cerrados se incorporarán al arqueo correspondiente.

Ejemplo de configuración

Un restaurante puede utilizar la siguiente estructura:

Esta configuración permite que cada punto de cobro tenga su propio arqueo y control de movimientos.

Permisos de usuario

La creación y edición de cajas debe estar limitada a usuarios autorizados.

Dependiendo de la configuración de roles, pueden requerirse permisos para:

• Consultar cajas.
• Crear cajas.
• Editar cajas.
• Asignar cajas a salas.
• Asignar cajas a usuarios.
• Abrir arqueos.
• Cerrar arqueos.
• Consultar los movimientos de otras cajas.

Se recomienda otorgar estos permisos únicamente a gerentes y administradores.

Consideraciones importantes

• La cuenta incluye una Caja Principal de forma predeterminada.
• Las múltiples cajas están disponibles en el Plan Pro.
• Las cajas de Mesas deben asociarse con sus salas.
• Las cajas de Mostrador y Delivery deben asignarse a cada usuario.
• Si un usuario no tiene una asignación, se utilizará la caja predeterminada.
• Si solamente existe una caja, se asignará a todas las salas.
• Cada caja puede operar con su propio arqueo.
• Las ventas deben relacionarse con la caja correcta antes del cierre.
• Cambiar el nombre de una caja no debería eliminar su historial.
• Antes de abrir un turno, verifica la caja asignada al usuario.

Recomendaciones

• Crea solamente las cajas necesarias.
• Utiliza nombres claros y únicos.
• Asocia cada sala con su caja correspondiente.
• Asigna una caja a cada usuario de Mostrador y Delivery.
• Comprueba la caja seleccionada antes de iniciar el arqueo.
• Evita compartir un mismo usuario entre varios cajeros.
• Revisa las ventas y movimientos antes del cierre.
• Configura correctamente los permisos.
• Capacita al personal sobre qué caja debe utilizar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear más de una caja?
Sí. La funcionalidad de múltiples cajas se encuentra disponible en el Plan Pro.

¿Qué sucede si solamente tengo una caja?
La Caja Principal se utilizará de forma predeterminada y se asociará con todas las salas.

¿Las cajas pueden tener arqueos simultáneos?
Sí. Las diferentes cajas pueden operar con arqueos independientes al mismo tiempo.

¿Por qué debo asociar una caja con una sala?
Para que el arqueo incluya las ventas de las mesas pertenecientes a esa área.

¿Cómo se asigna una caja a Mostrador o Delivery?
La caja debe configurarse individualmente en el usuario que registra las ventas.

¿Qué sucede si un usuario no tiene una caja asignada?
ERP Alimentos utilizará la caja establecida como predeterminada.

¿Una caja es lo mismo que una cuenta bancaria?
No. La caja controla las operaciones de un turno; la cuenta bancaria organiza saldos y movimientos dentro de Finanzas.