¿Cómo configurar un 'Arqueo de caja ciego'?

¿Qué es un arqueo de caja ciego?

El Arqueo de Caja Ciego permite que determinados usuarios realicen el cierre de caja sin conocer previamente los importes calculados por ERP Alimentos.

Al activar esta modalidad, el sistema oculta el apartado Según sistema y muestra únicamente la sección Según usuario, donde el cajero debe capturar los importes que realmente contó o comprobó para cada medio de pago.

Después del registro, ERP Alimentos compara:

• Los montos calculados por el sistema.
• Los importes declarados por el usuario.
• Las posibles diferencias.
• Los faltantes o sobrantes.

Esta herramienta ayuda a evitar que el cajero ajuste su declaración únicamente para hacerla coincidir con los valores esperados.

¿Para qué sirve?

El arqueo ciego permite:

• Obtener un conteo independiente.
• Mejorar el control interno.
• Detectar faltantes o sobrantes.
• Evitar que el cajero conozca anticipadamente el saldo esperado.
• Asignar distintos niveles de acceso según el rol.
• Mantener la trazabilidad de cada cierre.
• Separar las responsabilidades entre cajeros y administradores.

Por ejemplo, un cajero puede capturar los importes contados sin visualizar los montos del sistema, mientras que un gerente o administrador puede conservar acceso al reporte completo.

¿Qué información se oculta?

El arqueo ciego puede ocultar el apartado Según sistema en:

• Arqueos abiertos.
• Arqueos cerrados.

La configuración se controla mediante dos permisos independientes:

• Ver “Según sistema” en arqueo abierto.
• Ver “Según sistema” en arqueo cerrado.

Esto permite definir diferentes niveles de acceso.

Ejemplo 1: arqueo completamente ciego

Si se desactivan ambos permisos, el usuario no podrá consultar los valores calculados durante el arqueo ni después de cerrarlo.

Ejemplo 2: cierre ciego con consulta posterior

Si se desactiva el permiso del arqueo abierto, pero se conserva el del arqueo cerrado, el usuario no conocerá los valores mientras captura el cierre, pero podrá revisarlos una vez finalizado.

Ejemplo 3: acceso completo

Si ambos permisos permanecen activos, el usuario podrá consultar el apartado Según sistema tanto en arqueos abiertos como cerrados.

¿Cómo configurar un arqueo ciego?

La configuración se realiza desde los permisos del rol.

1. Inicia sesión con un usuario autorizado.
2. Ingresa a Administración.
3. Selecciona Roles de usuario.
4. Elige el rol que deseas configurar, por ejemplo, Cajero.
5. Haz clic en Editar.
6. Localiza los permisos relacionados con Arqueos de Caja.
7. Desactiva Ver “Según sistema” en arqueo abierto.
8. Desactiva Ver “Según sistema” en arqueo cerrado, si tampoco deseas que se consulte después del cierre.
9. Haz clic en Guardar.

La configuración se aplicará a todos los usuarios que tengan asignado ese rol.

⚠️ Antes de modificar un rol, revisa qué usuarios lo utilizan. El cambio afectará a todos ellos.

¿Cómo funcionará para el cajero?

Cuando el usuario ingrese al arqueo:

1. Seleccionará el arqueo abierto.
2. Consultará únicamente el apartado Según usuario.
3. Contará el efectivo y verificará los comprobantes.
4. Capturará el importe de cada medio de pago que requiera registro manual.
5. Agregará un comentario cuando corresponda.
6. Finalizará el arqueo.

El usuario no verá el importe que ERP Alimentos espera recibir en los medios de pago ocultos por sus permisos.

¿Qué debe registrar el usuario?

Dependiendo de la configuración de cada medio de pago, el cajero deberá capturar manualmente:

• Efectivo.
• Tarjetas.
• Transferencias.
• Vales.
• Códigos QR.
• Aplicaciones de delivery.
• Otros medios de pago configurados.

Se recomienda mantener la captura manual para aquellos medios que el empleado pueda comprobar físicamente o mediante un reporte externo.

Configuración por medio de pago

ERP Alimentos permite definir si el importe de cada medio de pago debe:

• Capturarse manualmente.
• Completarse automáticamente.

Para configurarlo:

1. Ingresa a Administración > Medios de pago.
2. Selecciona el medio que deseas modificar.
3. Haz clic en Editar.
4. Abre la configuración avanzada.
5. Localiza la opción Completar saldo manualmente.
6. Activa o desactiva la opción.
7. Haz clic en Guardar.

Completar saldo manualmente: activado

Cuando la opción está activa, el usuario debe capturar el importe que contó o verificó.

Esta configuración se recomienda para:

• Efectivo.
• Vales físicos.
• Otros medios que requieran conteo manual.

Ejemplo

Si el cajero cuenta $8,500 en efectivo, deberá registrar ese monto en Según usuario, sin conocer el importe esperado por el sistema.

Completar saldo manualmente: desactivado

Cuando la opción está desactivada, ERP Alimentos completará automáticamente el importe durante el cierre.

Puede resultar conveniente para:

• Plataformas electrónicas.
• Medios de pago cuyo importe proviene automáticamente del sistema.
• Operaciones que no requieren un conteo físico.
• Medios cuya conciliación se realiza posteriormente.

💡 Para conservar el objetivo del arqueo ciego, se recomienda que el efectivo permanezca configurado para completarse manualmente.

Ejemplo de configuración recomendada

La configuración adecuada dependerá de la operación y las políticas de control de cada negocio.

📌 La opción Completar saldo manualmente aplica a todos los usuarios que utilicen ese medio de pago, incluso si pueden visualizar el apartado Según sistema.

Diferencia entre permisos y medios de pago

Estas configuraciones cumplen funciones distintas:

Permisos del rol

Determinan si el usuario puede visualizar los importes calculados por ERP Alimentos.

Configuración del medio de pago

Determina si el usuario debe capturar el monto o si el sistema lo completará automáticamente.

Por lo tanto, para implementar correctamente un arqueo ciego debes revisar ambas secciones:

1. Administración > Roles de usuario.
2. Administración > Medios de pago.

Configuración recomendada por rol

Cajero

• Sin acceso a Según sistema en arqueos abiertos.
• Captura manual del efectivo.
• Permiso para iniciar o cerrar su arqueo, según corresponda.
• Sin acceso a los arqueos de otras cajas.

Gerente

• Acceso a arqueos cerrados.
• Consulta de diferencias.
• Revisión de faltantes y sobrantes.
• Acceso restringido según sus responsabilidades.

Administrador

• Acceso completo.
• Configuración de roles.
• Configuración de medios de pago.
• Consulta de arqueos abiertos y cerrados.
• Exportación y revisión de diferencias.

¿Cómo comprobar que quedó configurado?

Después de guardar los cambios:

1. Identifica un usuario con el rol modificado.
2. Inicia sesión con sus credenciales.
3. Abre o selecciona un arqueo de prueba.
4. Confirma que no aparezca Según sistema.
5. Verifica cuáles medios solicitan captura manual.
6. Comprueba cuáles se completan automáticamente.
7. Realiza un cierre de prueba.
8. Ingresa nuevamente como administrador y revisa el resultado.

🔎 Realiza esta prueba antes de utilizar la configuración en un turno real.

Consideraciones importantes

• La configuración se realiza por rol, no individualmente para cada usuario.
• Todos los usuarios del rol recibirán los mismos permisos.
• Los permisos para arqueos abiertos y cerrados son independientes.
• Ocultar Según sistema no impide que ERP Alimentos calcule los importes.
• Los administradores autorizados podrán revisar las diferencias.
• La captura automática se configura por medio de pago.
• La configuración de captura manual afecta también a usuarios sin arqueo ciego.
• Una vez cerrado, el arqueo no puede volver a abrirse.
• Los faltantes y sobrantes quedarán registrados.

Recomendaciones

• Configura un rol específico para cajeros.
• Mantén oculta la información del sistema durante el cierre.
• Conserva la captura manual para el efectivo.
• Utiliza el llenado automático solamente cuando sea apropiado.
• No compartas usuarios entre empleados.
• Solicita un comentario cuando exista una diferencia.
• Revisa los resultados con un gerente o administrador.
• Prueba los permisos antes de iniciar un turno.
• Documenta las políticas internas de cierre de caja.
• Limita la administración de roles a personal autorizado.

Preguntas frecuentes

¿El arqueo ciego elimina los cálculos del sistema?
No. ERP Alimentos continúa calculando los importes; solamente los oculta para los roles sin permiso.

¿Puedo ocultar los valores únicamente mientras el arqueo está abierto?
Sí. Desactiva el permiso para arqueos abiertos y conserva el permiso para arqueos cerrados.

¿Puedo ocultarlos también después del cierre?
Sí. Desactiva ambos permisos.

¿Todos los medios deben completarse manualmente?
No. Puedes configurar cada medio para captura manual o automática.

¿Qué medio conviene capturar manualmente?
Principalmente el efectivo, porque debe contarse físicamente.

¿La configuración manual afecta solo a usuarios con arqueo ciego?
No. La configuración del medio de pago aplica también a los demás usuarios.

¿Puedo configurar el arqueo ciego para un solo usuario?
Los permisos se asignan mediante roles. Si necesitas aplicarlo a un solo usuario, puedes crear un rol específico y asignárselo.

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