Arqueos de caja

¿Qué es un arqueo de caja?

El Arqueo de Caja permite controlar el dinero que ingresa y sale durante un turno de trabajo.

Al abrir un arqueo, ERP Alimentos comienza a reunir las ventas, cobros y movimientos asociados con la caja seleccionada. Al finalizar el turno, el usuario registra los importes que contó físicamente y el sistema los compara con los montos esperados.

Este proceso permite:

• Registrar el monto inicial.
• Controlar ventas y cobros.
• Consultar ingresos y egresos.
• Comparar los montos del sistema con los importes contados.
• Identificar faltantes o sobrantes.
• Mantener un historial por caja, usuario y turno.
• Imprimir o enviar el resumen del cierre.

📌 Se recomienda abrir el arqueo antes de comenzar a vender y cerrarlo al terminar cada turno.

Conceptos principales

Monto inicial

Es el dinero disponible en la caja antes de comenzar las operaciones. Generalmente corresponde al fondo utilizado para entregar cambio.

Según sistema

Son los importes calculados por ERP Alimentos a partir de las ventas, pagos y movimientos registrados durante el arqueo.

Según usuario

Son los importes que el cajero contó físicamente o comprobó al finalizar el turno.

Diferencia

Es el resultado de comparar el importe informado por el usuario con el monto calculado por el sistema.

• Sobrante: el usuario contó más dinero del esperado.
• Faltante: el usuario contó menos dinero del esperado.
• Sin diferencia: ambos importes coinciden.

¿Cómo abrir un arqueo?

Para iniciar un nuevo arqueo:

1. Ingresa a Ventas > Arqueos de Caja.
2. Haz clic en + Nuevo Arqueo.
3. Verifica la fecha y hora de apertura.
4. Ingresa el Monto inicial.
5. Si tienes varias cajas, selecciona la correspondiente.
6. Revisa los datos.
7. Haz clic en Iniciar Arqueo.

Una vez iniciado, el arqueo quedará abierto y ERP Alimentos comenzará a incorporar las operaciones relacionadas.

Ejemplo

Si la caja comienza el turno con $5,000 para cambio, registra ese importe como monto inicial. No lo registres como una venta, ya que corresponde al fondo de apertura.

Selección de la caja

Si tu cuenta utiliza múltiples cajas, deberás seleccionar cuál se abrirá.

Por ejemplo:

• Caja Principal.
• Caja Mostrador.
• Caja Barra.
• Caja Delivery.
• Caja Terraza.

Cada caja puede operar con un arqueo independiente.

⭐ La funcionalidad de múltiples cajas requiere el Plan Pro de ERP Alimentos.

Antes de iniciar, verifica que:

• El usuario tenga asignada la caja correcta.
• Las salas estén vinculadas con su caja.
• Mostrador y Delivery tengan las asignaciones correspondientes.
• No exista otro arqueo abierto para esa misma operación, cuando corresponda.

Accesos rápidos para abrir o cerrar un arqueo

ERP Alimentos puede mostrar accesos rápidos desde diferentes secciones.

Desde Ventas

Encontrarás un botón para abrir o cerrar el arqueo sin abandonar la sección.

Desde Restaurante

Si no existe un arqueo abierto, puede mostrarse una alerta con un acceso para iniciarlo directamente.

Desde Arqueos de Caja

La pantalla principal permite crear el arqueo y consultar los registros anteriores.

Indicadores visuales

La sección puede mostrar diferentes elementos para identificar el estado de la caja:

Chip de estado

Indica si existe un arqueo abierto.

Barra informativa

Cuando hay un arqueo activo, muestra información como:

• Estado.
• Caja.
• Hora de apertura.
• Usuario responsable.

Pantalla inicial

Si es la primera vez que utilizas la sección, ERP Alimentos puede mostrar una explicación y un acceso para abrir el primer arqueo.

💡 Revisa siempre el estado del arqueo antes de comenzar a registrar ventas.

¿Qué operaciones afectan el arqueo?

Dependiendo de su configuración, el arqueo puede incluir:

• Ventas cobradas.
• Pagos en efectivo.
• Pagos con tarjeta.
• Transferencias u otros medios de pago.
• Propinas.
• Cuentas corrientes.
• Ingresos manuales.
• Egresos o retiros de caja.
• Gastos pagados desde la caja.
• Cancelaciones o ajustes.
• Monto inicial.

Es importante utilizar el medio de pago realmente recibido para evitar diferencias al finalizar el turno.

¿Cómo cerrar un arqueo?

Al terminar la jornada o el turno:

1. Ingresa a Ventas > Arqueos de Caja.
2. Selecciona el arqueo abierto.
3. Revisa los importes mostrados en Según sistema.
4. Cuenta el efectivo disponible.
5. Comprueba los demás medios de pago.
6. Ingresa los importes en Según usuario.
7. Agrega un comentario cuando sea necesario.
8. Revisa las diferencias.
9. Haz clic en Finalizar Arqueo.
10. Confirma el cierre.

⚠️ Una vez cerrado, el arqueo no podrá volver a abrirse. Revisa toda la información antes de finalizarlo.

Consultar el detalle por medio de pago

Puedes seleccionar cada medio de pago para revisar las operaciones que integran su total.

Dependiendo de la configuración, podrás encontrar:

• Ventas.
• Pagos.
• Propinas.
• Cuentas corrientes.
• Movimientos de caja.
• Otros registros relacionados.

Esta consulta es útil cuando el monto calculado por el sistema no coincide con el importe contado.

Interpretación de las diferencias

ERP Alimentos compara el monto esperado con el declarado por el usuario.

Sobrante

Se presenta cuando el importe contado es mayor que el calculado por el sistema. La diferencia se mostrará en color verde.

Faltante

Se presenta cuando el importe contado es menor que el calculado. La diferencia se mostrará en color rojo.

Las diferencias quedarán registradas en el arqueo para mantener la trazabilidad del cierre.

Cuando exista una diferencia, se recomienda agregar un comentario, por ejemplo:

• Error al entregar cambio.
• Cobro registrado con otro medio de pago.
• Retiro no capturado.
• Gasto pagado desde la caja.
• Propina pendiente de registrar.
• Diferencia en terminal bancaria.

¿Cómo imprimir un arqueo?

Después de cerrar el arqueo:

1. Selecciona el registro cerrado.
2. Haz clic en Imprimir Arqueo.
3. Verifica la impresora seleccionada.
4. Imprime el resumen.

El comprobante se enviará a la impresora configurada para controles de mesa o reportes de arqueo.

🔎 Si utilizas varias impresoras, asegúrate de que la correcta esté instalada, activa y asignada para esta función.

Enviar el cierre por correo electrónico

⭐ El envío automático del arqueo por correo electrónico está disponible en el Plan Pro.

Para configurarlo:

1. Ingresa a Administración > Preferencias.
2. Localiza el apartado Arqueos de Caja.
3. Activa Enviar resumen por correo.
4. Haz clic en Guardar.

Después de activar esta opción, ERP Alimentos enviará automáticamente el resumen cuando se cierre una caja.

Verificar el correo del administrador

Para que el envío se realice correctamente:

1. Ingresa a Administración > Usuarios.
2. Selecciona el usuario administrador.
3. Haz clic en Editar.
4. Comprueba que el correo sea correcto.
5. Verifica que la dirección esté validada.
6. Guarda los cambios.

Si el correo es incorrecto o no está validado, el resumen podría no enviarse.

Abrir un arqueo con una fecha anterior

Si olvidaste abrir el arqueo antes de comenzar a operar, ERP Alimentos puede permitir ingresar una fecha y hora anterior para incluir las ventas correspondientes.

Antes de hacerlo:

• Confirma la hora real de inicio.
• Verifica la caja seleccionada.
• Comprueba que las ventas pertenezcan al período.
• Evita incluir operaciones de otro turno.
• Revisa que no se dupliquen períodos.

Se recomienda utilizar esta opción únicamente para corregir una omisión y abrir los siguientes arqueos en el momento adecuado.

Arqueos con movimientos de varios días

Si un arqueo incluye movimientos correspondientes a diferentes días, probablemente permaneció abierto más tiempo del debido.

En ese caso:

1. Revisa las operaciones incluidas.
2. Registra los montos contados.
3. Agrega una observación.
4. Finaliza el arqueo.
5. Inicia correctamente el siguiente turno.

⚠️ No dejes un arqueo abierto indefinidamente, ya que dificultará la identificación de diferencias por jornada o responsable.

Arqueo ciego

ERP Alimentos también puede trabajar con arqueos ciegos.

En este tipo de cierre, el cajero captura los montos contados sin consultar previamente los valores calculados por el sistema. Esto ayuda a evitar que modifique su declaración para hacerla coincidir artificialmente.

Después de capturar los importes, el sistema realiza la comparación y muestra las diferencias conforme a los permisos y la configuración establecidos.

Errores frecuentes

No abrir el arqueo al iniciar el turno

Puede provocar que las ventas queden fuera del período esperado o se mezclen con otro turno.

Registrar incorrectamente el monto inicial

El fondo de cambio debe capturarse como monto inicial, no como una venta.

Utilizar otro medio de pago

Si una venta cobrada en efectivo se registra como tarjeta, los totales por medio de pago no coincidirán.

Compartir un mismo usuario

Dificulta conocer quién realizó las ventas y quién debe responder por una diferencia.

No registrar retiros o ingresos

Todo movimiento manual de efectivo debe registrarse para que el saldo esperado sea correcto.

Cerrar sin contar el dinero

Los importes de Según usuario deben corresponder con el dinero y los comprobantes realmente verificados.

Recomendaciones

• Abre un arqueo al comenzar cada turno.
• Registra correctamente el monto inicial.
• Confirma la caja asignada al usuario.
• Utiliza credenciales individuales.
• Registra todos los ingresos y retiros.
• Comprueba los medios de pago.
• Revisa las ventas abiertas antes del cierre.
• Cuenta el efectivo antes de finalizar.
• Documenta cualquier diferencia.
• Imprime o conserva el resumen.
• Cierra el arqueo al finalizar el turno.
• Utiliza el arqueo ciego cuando requieras un control más estricto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vender sin abrir un arqueo?
El sistema puede permitir ciertas operaciones, pero se recomienda abrirlo antes de comenzar para garantizar un control preciso.

¿Qué debo ingresar como monto inicial?
El efectivo disponible en la caja antes de registrar las ventas del turno.

¿Puedo tener varios arqueos abiertos?
Sí, cuando trabajas con múltiples cajas configuradas de forma independiente.

¿Qué ocurre si hay un faltante o sobrante?
La diferencia quedará registrada y podrá acompañarse de un comentario.

¿Puedo volver a abrir un arqueo cerrado?
No. Una vez finalizado, el arqueo no puede reabrirse.

¿Puedo imprimir el cierre?
Sí. Utiliza la opción Imprimir Arqueo después de finalizarlo.

¿Puedo recibir el resumen por correo?
Sí. Esta opción puede configurarse en el Plan Pro.

¿Qué es un arqueo ciego?
Es un cierre en el que el cajero informa los valores contados sin visualizar previamente los montos calculados por ERP Alimentos.