Centro de ayuda para Arqueos de Caja
¿Tienes alguna duda sobre la apertura, administración o cierre de un arqueo de caja? En esta guía encontrarás los principales tutoriales y respuestas para utilizar correctamente esta herramienta de ERP Alimentos.
El arqueo permite controlar el dinero y los medios de pago registrados durante un turno. Su funcionamiento incluye:
- Monto inicial.
- Ventas cerradas.
- Medios de pago.
- Propinas.
- Ingresos y egresos.
- Gastos pagados desde la caja.
- Importes contados por el usuario.
- Faltantes o sobrantes.
- Cierre del turno.
💡 Abre el arqueo antes de comenzar a vender y ciérralo al finalizar cada turno para evitar que se mezclen operaciones de diferentes períodos.
Microtutoriales
Consulta estos videos breves para conocer las funciones principales de los arqueos de caja.
¿Cómo controlar el flujo de dinero de mi negocio?
Aprende a utilizar las ventas, movimientos, gastos y arqueos de ERP Alimentos para conocer cuánto dinero ingresa y sale durante la operación.
¿Cómo iniciar un nuevo arqueo de caja?
Conoce cómo:
- Seleccionar una caja.
- Verificar la fecha y hora.
- Registrar el monto inicial.
- Iniciar un nuevo turno.
- Confirmar que el arqueo esté abierto.
¿Cómo cerrar un arqueo de caja?
Aprende a:
- Consultar los valores calculados por el sistema.
- Contar el efectivo.
- Verificar otros medios de pago.
- Capturar los importes según el usuario.
- Identificar faltantes y sobrantes.
- Agregar comentarios.
- Finalizar e imprimir el arqueo.
¿Cómo registrar un ingreso o egreso?
Consulta cómo crear un Movimiento de Caja para documentar:
- Fondos adicionales para cambio.
- Retiros de efectivo.
- Recaudaciones.
- Ajustes autorizados.
- Otros ingresos o egresos que no corresponden a una venta o un gasto.
¿Cómo ocultar la información del sistema a ciertos usuarios?
Configura un Arqueo de Caja Ciego para que determinados roles capturen los importes contados sin visualizar previamente los valores esperados por ERP Alimentos.
¿Cómo gestionar múltiples cajas simultáneamente?
Aprende a crear cajas independientes y asignarlas a:
- Salas.
- Mostrador.
- Delivery.
- Usuarios.
- Turnos.
- Diferentes puntos de cobro.
⭐ La funcionalidad de múltiples cajas se encuentra disponible en el Plan Pro.
Identificar diferencias de dinero
Si el importe contado no coincide con el calculado por ERP Alimentos, consulta los siguientes artículos.
Principales motivos de diferencias en el arqueo
Revisa las causas más frecuentes:
- Ventas abiertas.
- Medio de pago incorrecto.
- Monto inicial equivocado.
- Propinas.
- Movimientos fuera del período.
- Gastos sin la opción Usar en arqueo.
- Caja o usuario incorrecto.
- Errores en el conteo.
¿Cómo saber qué ventas impactan en el arqueo?
Comprueba que:
- El arqueo se encuentre abierto.
- La venta esté cerrada.
- La hora de cierre esté dentro del período.
- La caja de la venta coincida con la del arqueo.
- El usuario tenga asignada la caja correcta.
- El medio de pago sea el adecuado.
¿Qué hago si no aparecen las ventas?
Utiliza estos filtros en la sección Ventas:
- Selecciona Arqueo como período.
- Elige el arqueo correspondiente.
- Cambia Hora de inicio por Hora de cierre.
- Filtra por Estado: Cerrada.
- Verifica la caja y el usuario.
El total de mis ventas no coincide con el arqueo
Recuerda que el arqueo puede incluir conceptos adicionales:
- Monto inicial.
- Ingresos.
- Egresos.
- Gastos.
- Propinas.
- Cuentas corrientes.
- Otros movimientos.
Por esta razón, el total de Ventas no siempre será igual al efectivo esperado. La comparación debe realizarse por período, caja y medio de pago.
Preguntas frecuentes
¿Cómo crear nuevas cajas?
- Ingresa a Administración > Cajas.
- Haz clic en + Nueva Caja.
- Ingresa un nombre.
- Haz clic en Guardar.
- Asigna la nueva caja a las salas o usuarios correspondientes.
¿Cómo asignar una caja a un usuario?
- Ingresa a Administración > Usuarios.
- Selecciona al empleado.
- Haz clic en Editar.
- Configura:
- Caja de Mesas.
- Caja de Mostrador.
- Caja de Delivery.
- Guarda los cambios.
¿Cómo iniciar un nuevo turno de trabajo?
- Ingresa a Ventas > Arqueos de Caja.
- Haz clic en + Nuevo Arqueo.
- Selecciona la caja.
- Registra el monto inicial.
- Verifica la fecha y hora.
- Haz clic en Iniciar Arqueo.
¿Cómo configurar un arqueo ciego?
- Ingresa a Administración > Roles de usuario.
- Selecciona el rol.
- Desactiva el permiso Ver “Según sistema” en arqueo abierto.
- Si lo necesitas, desactiva también su consulta en arqueos cerrados.
- Guarda los cambios.
¿Cómo abrir más de un arqueo?
Para operar con arqueos simultáneos:
- Crea las cajas necesarias.
- Asigna cada caja a sus salas o usuarios.
- Inicia un arqueo independiente para cada una.
- Comprueba que los empleados utilicen sus credenciales.
- Revisa que las ventas se registren en la caja correcta.
¿Qué es el monto inicial?
Es el efectivo disponible antes de comenzar el turno. Generalmente se utiliza como fondo para entregar cambio.
¿El monto inicial es una venta?
No. Forma parte del efectivo esperado, pero no representa un ingreso generado por ventas.
¿Qué ventas se incluyen?
Las ventas cerradas dentro del período y relacionadas con la caja del arqueo.
¿Una venta abierta se incluye?
No. La operación debe estar cerrada para que su cobro impacte correctamente.
¿Qué pasa si una venta comenzó antes del arqueo?
Puede incorporarse si fue cerrada dentro del período y quedó asociada con la caja correspondiente.
¿Por qué una venta de ayer aparece hoy?
Porque se cerró durante el arqueo actual. Para comparar correctamente, utiliza Hora de cierre.
¿Qué pasa si selecciono un medio de pago incorrecto?
Puede aparecer una diferencia por medio de pago, aunque el total general coincida. Revisa y corrige el pago cuando la función y tus permisos lo permitan.
¿Los movimientos manuales afectan el arqueo?
Sí. Los ingresos aumentan el saldo esperado y los egresos lo disminuyen, siempre que estén dentro del período y asociados con la caja adecuada.
¿Los gastos afectan el arqueo?
Sí, cuando fueron pagados desde la caja, están dentro del período y tienen activa la opción Usar en arqueo.
¿Las propinas se incluyen?
Pueden incluirse cuando están registradas y la venta se cierra dentro del período. Si se retiran de la caja, registra el egreso correspondiente.
¿Qué significa “Según sistema”?
Es el importe calculado por ERP Alimentos a partir de las operaciones registradas.
¿Qué significa “Según usuario”?
Es el monto que el cajero contó o comprobó al cerrar la caja.
¿Qué es un faltante?
Ocurre cuando el importe informado por el usuario es menor que el calculado por el sistema.
¿Qué es un sobrante?
Ocurre cuando el importe contado es mayor que el esperado.
¿Puedo modificar un arqueo cerrado?
No. Una vez finalizado, el arqueo no puede volver a abrirse. Revisa cuidadosamente los importes antes de cerrarlo.
¿Puedo imprimir el arqueo?
Sí. Después del cierre, selecciona Imprimir Arqueo. El reporte se enviará a la impresora configurada.
¿Puedo recibir el cierre por correo?
Sí. En el Plan Pro puedes activar el envío automático desde Administración > Preferencias > Arqueos de Caja.
¿Qué hago si olvidé abrir el arqueo?
Si la función está disponible, registra la fecha y hora real de apertura para incluir las operaciones correspondientes. Revisa cuidadosamente que no se mezclen diferentes turnos.
¿Qué hago si el arqueo incluye varios días?
Revisa las operaciones, agrega una observación y ciérralo. En los siguientes turnos, abre y cierra la caja en los horarios correspondientes.
¿Cómo evito diferencias?
- Utiliza credenciales individuales.
- Abre el arqueo antes de vender.
- Captura correctamente el monto inicial.
- Registra el medio de pago realmente recibido.
- Documenta ingresos y egresos.
- Revisa gastos y propinas.
- Cierra todas las ventas.
- Cuenta el efectivo antes de finalizar.
- Agrega comentarios cuando exista una diferencia.
¿Qué información debo enviar a Soporte?
Si necesitas asistencia, reúne:
- Nombre de la cuenta.
- Caja afectada.
- Número o referencia del arqueo.
- Fecha y hora.
- Usuario responsable.
- Importe de la diferencia.
- Medio de pago afectado.
- Número de las ventas relacionadas.
- Capturas de pantalla.
- Archivos exportados.