Importar productos: Excel

ERP Alimentos permite cargar y actualizar varios productos mediante una plantilla de Excel, evitando registrarlos manualmente uno por uno.

Esta herramienta es recomendable cuando:

• Vas a cargar tu menú por primera vez.
• Tienes una carta extensa.
• Necesitas crear muchos productos.
• Deseas actualizar precios o costos.
• Quieres organizar categorías y subcategorías.
• Necesitas activar el control de stock en varios productos.
• Deseas preparar la información antes de importarla.

⚠️ Utiliza siempre la plantilla descargada desde ERP Alimentos. No cambies los nombres de las hojas, columnas ni la estructura del archivo.

Primera etapa: descargar la plantilla

1. Inicia sesión en ERP Alimentos.
2. Ingresa a la sección Productos.
3. Haz clic en Cargar menú.
4. Selecciona Importar desde Excel.
5. Haz clic en DESCARGAR.
6. Espera a que se descargue el archivo.
7. Localiza el documento llamado Importar-productos.xlsx.
8. Abre el archivo.

Programa recomendado

Se recomienda editar la plantilla utilizando:

• Microsoft Excel de escritorio.
• LibreOffice Calc.

Evita utilizar editores en línea cuando puedan modificar:

• Formato de las celdas.
• Validaciones.
• Nombres de las hojas.
• Tipo de archivo.
• Valores numéricos.
• Estructura de la plantilla.

💡 Si utilizas otro programa, asegúrate de guardar el archivo en formato .xlsx.

¿Qué contiene la plantilla?

El archivo está compuesto por tres hojas.

Hoja 1: Instrucciones

Contiene las indicaciones necesarias para completar la plantilla.

Léelas antes de modificar el archivo, ya que pueden incluir reglas específicas de la versión descargada.

Hoja 2: Productos

En esta hoja debes cargar o actualizar los productos de tu menú.

Hoja 3: Ingredientes

Permite preparar la información correspondiente a los ingredientes.

La configuración de ingredientes puede requerir pasos y campos adicionales, como unidades de medida. Consulta el instructivo de Importación de ingredientes antes de utilizar esta hoja.

Productos existentes en la plantilla

Si aparecen productos al abrir el archivo, significa que ya están registrados en ERP Alimentos.

Pueden corresponder a:

• Productos de ejemplo.
• Información de una cuenta de prueba.
• Productos creados manualmente.
• Productos importados anteriormente.

Puedes modificar sus datos y volver a importar la plantilla para actualizarlos.

⚠️ Eliminar una fila del archivo no necesariamente elimina el producto de ERP Alimentos. Para retirarlo del sistema, edítalo, desactívalo o elimínalo manualmente desde Productos, según las funciones y permisos disponibles.

Campos de la hoja Productos

Los campos marcados con un asterisco son obligatorios.

ID — Uso interno

Es el identificador interno utilizado por ERP Alimentos.

• No escribas un ID manualmente.
• No modifiques los identificadores incluidos en productos existentes.
• En productos nuevos, deja este campo vacío.
• No copies el ID de otro producto.

Una modificación incorrecta puede actualizar otro registro o generar un error durante la importación.

Categoría*

Indica la categoría principal del producto.

Ejemplos:

• Entradas.
• Sopas.
• Platos fuertes.
• Postres.
• Bebidas.

Utiliza siempre el mismo nombre para los productos que deban pertenecer a una misma categoría.

📌 Este campo es obligatorio.

Subcategoría

Permite crear una clasificación adicional dentro de la categoría.

Ejemplo:

• Categoría: Bebidas.
• Subcategoría: Refrescos.
• Subcategoría: Aguas.
• Subcategoría: Cafés.

Puedes dejarla vacía cuando no necesites esta división.

Código

Es un identificador que facilita la búsqueda y adición del producto.

Ejemplos:

• 100: Agua natural.
• 101: Agua mineral.
• 200: Café americano.
• 300: Hamburguesa clásica.

Utiliza códigos únicos para evitar confusiones.

Nombre*

Es el nombre con el que aparecerá el producto.

Ejemplos:

• Hamburguesa clásica.
• Ensalada César.
• Café americano.
• Agua mineral.

Se recomienda utilizar nombres cortos y descriptivos.

📌 Este campo es obligatorio y no debe repetirse.

Descripción

Es un texto breve que explica las características del producto.

Puede mostrarse en:

• Carta QR.
• Tienda Online.
• Menú digital.
• Otros canales disponibles.

Ejemplo:

Hamburguesa de res con queso, lechuga, jitomate y papas a la francesa.

Precio*

Indica el precio final de venta del producto.

Ingresa únicamente un valor numérico válido y evita incluir símbolos monetarios dentro de la celda, salvo que las instrucciones de la plantilla indiquen lo contrario.

📌 Este campo es obligatorio.

Costo

Es el costo de compra o elaboración del producto.

ERP Alimentos puede utilizarlo para calcular:

• Margen de ganancia.
• Rentabilidad.
• Costo de Mercadería Vendida.
• Estado de Resultados.

Mantén este dato actualizado para obtener reportes más precisos.

Proveedor

Indica el proveedor relacionado con el producto, cuando corresponda.

Utiliza el nombre con el que está registrado o será identificado dentro del sistema.

Activo

Determina si el producto estará disponible.

Solamente admite:

• Si
• No

No utilices valores diferentes como Verdadero, Activo, 1, S o una casilla marcada.

Favorito

Define si el producto se mostrará entre los favoritos para agilizar su adición.

Solamente admite:

• Si
• No

Esta opción es útil para los productos más vendidos.

Controlar stock

Indica si ERP Alimentos debe controlar las existencias del producto.

Solamente admite:

• Si
• No

Antes de activarlo, verifica que el producto tenga correctamente configurada la información necesaria para administrar su inventario.

Permitir vender solo

Determina si el producto puede venderse directamente.

• Si: aparecerá disponible para venderse como producto individual.
• No: solamente podrá utilizarse dentro de paquetes, combos u otras configuraciones relacionadas.

Utiliza únicamente los valores:

• Si
• No

Posición

Indica el orden en el que se mostrará el producto.

Puedes:

• Ingresar un número.
• Dejar el campo vacío.
• Establecer un orden por categorías.

Ejemplo:

• 1: Agua natural.
• 2: Agua mineral.
• 3: Jugo de naranja.

Reglas importantes

Los nombres no deben repetirse

No registres dos productos con el mismo nombre.

Ejemplo incorrecto:

• Agua mineral.
• Agua mineral.

Si necesitas distinguirlos, utiliza nombres diferentes:

• Agua mineral 355 ml.
• Agua mineral 600 ml.

No modifiques la estructura

Evita:

• Eliminar columnas.
• Cambiar los encabezados.
• Agregar hojas.
• Modificar nombres de hojas.
• Insertar títulos sobre los encabezados.
• Combinar celdas.
• Agregar fórmulas innecesarias.
• Copiar formatos externos sobre toda la hoja.

Respeta los valores permitidos

En las columnas de selección utiliza exactamente los valores admitidos:

• Si
• No

No agregues espacios antes o después.

Conserva el formato XLSX

El archivo debe guardarse con extensión:

.xlsx

Otros formatos pueden provocar errores:

• .xls
• .csv
• .ods
• .pdf

¿Cómo actualizar un producto existente?

1. Localiza el producto en la hoja.
2. Conserva su ID interno sin modificarlo.
3. Cambia únicamente los campos necesarios.
4. Revisa el nombre, precio y costo.
5. Guarda el archivo.
6. Vuelve a importarlo.

Puedes actualizar, por ejemplo:

• Precio.
• Costo.
• Descripción.
• Estado.
• Categoría.
• Código.
• Proveedor.
• Control de stock.
• Posición.

¿Cómo agregar un producto nuevo?

1. Dirígete al final del listado.
2. Utiliza una fila nueva.
3. Deja vacío el campo ID.
4. Completa los campos obligatorios.
5. Agrega los datos opcionales.
6. Revisa que el nombre y el código sean únicos.
7. Repite el proceso para los demás productos.

No insertes el nuevo producto entre encabezados o instrucciones.

Guardar la plantilla

Al terminar:

1. Revisa todos los productos.
2. Confirma que los campos obligatorios estén completos.
3. Verifica los valores Si y No.
4. Comprueba que no existan nombres repetidos.
5. Selecciona Guardar como.
6. Conserva el formato Libro de Excel (.xlsx).
7. Guarda una copia de respaldo.

Puedes asignar un nombre descriptivo, por ejemplo:

Importar-productos-menu-julio.xlsx

Segunda etapa: importar el archivo

1. Regresa a ERP Alimentos.
2. Ingresa a Productos.
3. Haz clic en Cargar menú o Importar productos.
4. Selecciona Importar desde Excel.
5. Haz clic en Seleccionar archivo.
6. Busca la plantilla editada.
7. Selecciona el archivo .xlsx.
8. Haz clic en Continuar.
9. Espera a que finalice el procesamiento.
10. Revisa el resultado.

Si la información es correcta, ERP Alimentos mostrará un mensaje confirmando la importación.

⚠️ No cierres la pestaña ni vuelvas a cargar la página mientras el archivo se está procesando.

Verificación posterior

Después de importar:

1. Ingresa al listado de Productos.
2. Busca algunos productos nuevos.
3. Comprueba sus categorías.
4. Revisa los precios.
5. Verifica los costos.
6. Confirma si están activos.
7. Prueba los códigos.
8. Comprueba los favoritos.
9. Revisa el control de stock.
10. Realiza una venta de prueba.

Si importaste muchos productos, revisa una muestra de cada categoría antes de comenzar a operar.

Errores frecuentes

Archivo con formato incorrecto

Solución: guárdalo nuevamente como .xlsx.

Campos obligatorios vacíos

Verifica principalmente:

• Categoría.
• Nombre.
• Precio.

Productos duplicados

Revisa que no existan nombres repetidos en la plantilla o en ERP Alimentos.

Valores inválidos

En las columnas configurables utiliza únicamente Si o No.

ID modificado

No escribas ni cambies los identificadores internos.

Precio o costo con formato incorrecto

Utiliza valores numéricos y elimina símbolos o texto adicional.

Encabezados modificados

Descarga nuevamente la plantilla y transfiere solamente los datos válidos.

Filas eliminadas

Eliminar un producto del archivo no implica que se elimine del sistema.

Fórmulas en las celdas

Cuando sea posible, utiliza valores directos en lugar de fórmulas.

¿Qué hacer si la importación presenta errores?

1. Lee el mensaje mostrado por ERP Alimentos.
2. Identifica la fila o columna señalada.
3. Abre nuevamente el archivo.
4. Corrige el dato.
5. Guarda en formato .xlsx.
6. Importa otra vez la plantilla.

Si el problema continúa, conserva:

• Archivo utilizado.
• Mensaje de error.
• Captura de pantalla.
• Nombre de la hoja.
• Número de fila.
• Nombre del producto.

Comparte esta información con el equipo de Soporte de ERP Alimentos.

Recomendaciones

• Descarga siempre una plantilla actualizada.
• Conserva una copia antes de editar.
• Utiliza Excel de escritorio o LibreOffice.
• Importa primero un grupo pequeño de productos.
• No cambies los encabezados.
• No modifiques los ID.
• Utiliza nombres y códigos únicos.
• Mantén precios y costos actualizados.
• Verifica los valores Si y No.
• Guarda exclusivamente en formato .xlsx.
• Revisa los productos después de importar.
• Realiza una venta de prueba.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear productos nuevos y actualizar existentes en el mismo archivo?
Sí. Conserva los registros existentes y agrega los nuevos al final.

¿Debo completar el ID de un producto nuevo?
No. Déjalo vacío.

¿Puedo eliminar productos borrando las filas?
No necesariamente. Los productos deben desactivarse o eliminarse desde ERP Alimentos.

¿Puedo utilizar Google Sheets o Excel web?
No es lo más recomendable, porque pueden modificar el formato. Si los utilizas, descarga finalmente el archivo como .xlsx y revisa su estructura.

¿Qué formato debo subir?
Un archivo con extensión .xlsx.

¿Puedo repetir nombres?
No. Cada producto debe tener un nombre único.

¿Puedo importar ingredientes?
Sí. La plantilla incluye una hoja para ingredientes, pero debes seguir su instructivo específico.