Activar el control de stock a los productos

¿Para qué sirve el control de stock?

El Control de Stock permite administrar las existencias disponibles de cada producto registrado en ERP Alimentos.

Al activar esta función podrás:

• Consultar la cantidad disponible.
• Registrar entradas y salidas.
• Descontar existencias mediante ventas.
• Identificar productos agotados.
• Registrar compras y movimientos.
• Realizar conteos de inventario.
• Consultar el historial del producto.
• Decidir si puede venderse sin existencias suficientes.

Esta configuración es útil para productos que se venden directamente, por ejemplo:

• Refrescos.
• Agua embotellada.
• Cerveza.
• Vino.
• Postres empacados.
• Snacks.
• Productos terminados.
• Artículos de reventa.

Antes de comenzar

Comprueba que:

• El producto ya esté creado.
• Se encuentre activo.
• Tenga un nombre y categoría.
• El usuario cuente con permisos para editar productos.
• Conozcas la existencia inicial.
• Tengas identificado al proveedor, cuando corresponda.
• Comprendas si el stock se controlará directamente o mediante ingredientes.

📌 Activar la casilla Controlar stock habilita el seguimiento, pero no registra automáticamente la cantidad inicial. Posteriormente deberás cargar las existencias mediante una compra, movimiento o conteo de inventario.

¿Cómo activar el control de stock?

1. Inicia sesión en ERP Alimentos.
2. Ingresa a la sección Productos.
3. Selecciona la pestaña Productos.
4. Busca el producto correspondiente.
5. Haz clic sobre el producto para editarlo.
6. Localiza el apartado Control de stock.
7. Marca la casilla Controlar stock.
8. Configura las opciones adicionales.
9. Haz clic en Guardar.

A partir de ese momento, el producto podrá formar parte del inventario.

Asignar un proveedor

Dentro de la misma configuración puedes seleccionar al proveedor relacionado con el producto.

Esto permite:

• Identificar a quién se compra.
• Organizar las reposiciones.
• Relacionar compras y gastos.
• Consultar costos.
• Facilitar el control administrativo.

Para asignarlo:

1. Localiza el campo Proveedor.
2. Selecciona el proveedor correspondiente.
3. Guarda los cambios.

Si el proveedor todavía no existe, créalo previamente desde la sección correspondiente.

💡 Un producto puede cambiar de proveedor. Mantén esta información actualizada para facilitar las compras y el análisis de costos.

Opción “Vender sin stock”

La opción Vender sin stock permite adicionar y cobrar el producto aunque ERP Alimentos no tenga existencias suficientes registradas.

Esta configuración puede ser útil cuando:

• El stock todavía no fue actualizado.
• El producto puede prepararse bajo pedido.
• Existe mercancía física pendiente de registrar.
• El negocio no desea bloquear una venta.
• Se permite temporalmente operar con inventario insuficiente.

Opción activada

El usuario podrá vender el producto aunque la existencia registrada sea cero o insuficiente.

Dependiendo del funcionamiento del inventario, esto puede generar:

• Alertas.
• Diferencias.
• Existencias negativas.
• Movimientos pendientes de regularización.

Opción desactivada

ERP Alimentos puede impedir o advertir la venta cuando no exista cantidad suficiente.

Esta configuración ofrece un control más estricto y ayuda a evitar la venta de productos agotados.

⚠️ Utiliza Vender sin stock con precaución. Si se mantiene activada sin revisar el inventario, las cantidades registradas pueden dejar de coincidir con las existencias físicas.

Registrar el stock inicial

Después de activar el control, registra la cantidad real disponible.

Dependiendo de las herramientas habilitadas, puedes hacerlo desde:

• Conteo de Inventario.
• Movimiento de Stock.
• Compra o gasto con detalle de mercancía.
• Ajuste inicial.
• Entrada de almacén.

Ejemplo

Si tienes 24 botellas de agua:

1. Activa Controlar stock.
2. Registra una entrada o conteo de 24 unidades.
3. Guarda el movimiento.
4. Comprueba que la existencia disponible sea 24.

📌 No registres el stock en el campo Costo. El costo representa el valor del producto, no la cantidad disponible.

¿Cómo se descuenta el stock?

Cuando se vende y confirma un producto con control activo, ERP Alimentos utiliza la cantidad registrada para actualizar sus existencias, conforme al flujo configurado.

Por ejemplo:

• Stock inicial: 24 botellas.
• Venta confirmada: 3 botellas.
• Stock resultante: 21 botellas.

Para que el descuento sea correcto, verifica:

• Que el producto tenga activado el control.
• Que la venta se encuentre confirmada.
• Que la cantidad sea correcta.
• Que no se haya cancelado la operación.
• Que el producto utilizado sea el mismo del inventario.

Productos con recetas

Si el producto se prepara utilizando ingredientes, debes definir cómo deseas controlar su inventario.

Control directo del producto

Se descuenta una unidad del producto terminado.

Ejemplo:

• Pastel completo preparado.
• Postre empacado.
• Botella.
• Producto comprado y revendido.

Control mediante ingredientes

Se descuentan los insumos configurados en la receta.

Ejemplo:

Una hamburguesa puede descontar:

• Pan.
• Carne.
• Queso.
• Lechuga.
• Jitomate.

🔎 Evita descontar simultáneamente el producto terminado y sus ingredientes cuando esto pueda duplicar la salida del inventario. Revisa la configuración de recetas antes de comenzar.

Productos e ingredientes

Los productos no utilizan unidades de medida como los ingredientes.

Productos

Generalmente se controlan por unidades o piezas vendidas.

Ingredientes

Pueden configurarse con unidades como:

• Kilogramos.
• Gramos.
• Litros.
• Mililitros.
• Piezas.

Para controlar materias primas, ingresa a:

Productos > Ingredientes

¿Cómo comprobar la configuración?

Después de guardar:

1. Registra o verifica la existencia inicial.
2. Consulta el stock actual.
3. Realiza una venta de prueba.
4. Confirma el producto.
5. Regresa al inventario.
6. Comprueba que la cantidad disminuyó.
7. Cancela la prueba siguiendo el procedimiento autorizado.
8. Revisa el movimiento generado.

No comiences a utilizar la función de forma general sin validar al menos un producto.

Activar el control en varios productos

Si necesitas habilitarlo masivamente, puedes utilizar la importación mediante Excel:

1. Exporta los productos.
2. Abre el archivo.
3. Localiza la columna Controlar stock.
4. Ingresa Si en los productos correspondientes.
5. Guarda el archivo en formato .xlsx.
6. Vuelve a importarlo.
7. Verifica los cambios.

⚠️ Antes de realizar una actualización masiva, conserva una copia del archivo original.

¿Cómo desactivar el control?

Si ya no deseas controlar las existencias:

1. Ingresa a Productos.
2. Selecciona el producto.
3. Desmarca Controlar stock.
4. Guarda los cambios.

Antes de desactivarlo:

• Revisa el stock disponible.
• Consulta los movimientos pendientes.
• Exporta la información si necesitas conservarla.
• Confirma que el cambio no afecte recetas o reportes.

Desactivar la función no debería eliminar el historial de movimientos anteriores.

Errores frecuentes

Activar el control sin cargar existencias

El producto aparecerá sin stock aunque exista físicamente.

Confundir costo con cantidad

El costo es el valor monetario; el stock es la existencia.

Activar “Vender sin stock” sin supervisión

Puede generar inventarios negativos o diferencias.

No revisar las recetas

Los ingredientes podrían no descontarse o podría duplicarse la salida.

Cargar una compra sin detalle de mercancía

El gasto quedará registrado, pero el stock podría no aumentar.

Vender otro producto duplicado

Si existen productos repetidos, la venta puede descontar un registro distinto del esperado.

Recomendaciones

• Activa el control únicamente en los productos necesarios.
• Registra la existencia inicial.
• Mantén actualizado el proveedor.
• Configura correctamente las recetas.
• Utiliza con precaución Vender sin stock.
• Registra las compras con detalle de mercancía.
• Realiza conteos periódicos.
• Consulta los movimientos.
• Investiga existencias negativas.
• Realiza una venta de prueba.
• Asigna permisos de inventario a usuarios autorizados.

Preguntas frecuentes

¿Activar “Controlar stock” carga la cantidad inicial?
No. Debes registrar las existencias mediante un conteo, entrada, compra o movimiento.

¿Puedo vender un producto agotado?
Sí, si activas Vender sin stock.

¿Puedo asignar un proveedor?
Sí. Puedes seleccionarlo desde la configuración del producto.

¿El stock se descuenta al vender?
Sí, cuando el producto y el flujo de venta están correctamente configurados.

¿Qué pasa si el producto tiene una receta?
Debes revisar si controlarás el producto terminado o sus ingredientes para evitar descuentos duplicados.

¿Puedo activar el control en muchos productos?
Sí. Puedes hacerlo mediante la importación y exportación de Excel.

¿Puedo desactivarlo después?
Sí. Edita el producto y desmarca la opción.