Si varios empleados utilizan ERP Alimentos, es recomendable crear una cuenta individual para cada integrante del equipo. Esto permite identificar quién realiza cada operación y controlar las secciones y funciones a las que puede acceder.
No todos los empleados necesitan consultar información administrativa, modificar configuraciones, cancelar ventas o revisar reportes financieros. Por eso, cada usuario debe tener asignado un rol con los permisos adecuados para sus responsabilidades.
Diferencia entre usuario y rol
Antes de comenzar, es importante distinguir ambos conceptos:
- Usuario: Es la cuenta individual que utiliza una persona para ingresar a ERP Alimentos. Contiene su nombre, correo, contraseña, estado y rol.
- Rol: Es el conjunto de permisos que determina qué módulos, páginas y acciones puede utilizar un usuario.
Por ejemplo, puedes crear un usuario llamado María López y asignarle el rol Cajero. María utilizará sus propios datos de acceso y tendrá únicamente los permisos establecidos para los cajeros.
Protege la cuenta de administrador
La cuenta principal con el rol Administrador debe reservarse para el propietario o la persona responsable del negocio.
Este usuario puede tener acceso a información y funciones sensibles, como:
- Configuración general.
- Creación y edición de usuarios.
- Roles y permisos.
- Ventas y reportes.
- Inventarios y costos.
- Facturación.
- Cancelaciones y devoluciones.
- Planes y módulos.
- Integraciones y credenciales.
No compartas la cuenta de administrador con todo el personal. Crea usuarios individuales con permisos limitados según las actividades de cada empleado.
Roles disponibles
ERP Alimentos puede incluir roles predeterminados como:
- Administrador: Acceso general a la configuración y operación del negocio.
- Gerente o encargado: Acceso a la supervisión operativa, reportes y determinadas configuraciones.
- Cajero: Acceso a cobros, caja, ventas y operaciones autorizadas.
- Mesero: Acceso a mesas, pedidos y comandas.
Los nombres, permisos y funciones de los roles pueden configurarse de acuerdo con la operación de tu establecimiento.
Crear un nuevo usuario
1. Ingresa a Configuración General
Inicia sesión con una cuenta que tenga permiso para administrar usuarios.
Abre “Configuración General”, identificada con el icono de un engranaje.
2. Abre la sección “Usuarios”
Selecciona la opción “Usuarios”. En esta página encontrarás todas las cuentas registradas en la empresa.
3. Selecciona “Nuevo usuario”
Haz clic en “Nuevo usuario”, “Agregar usuario” o el botón con el símbolo “+”.
4. Completa la información
Registra los datos solicitados:
- Nombre: Nombre del empleado.
- Apellidos: Apellidos del empleado.
- Nombre de usuario: Identificador que utilizará para iniciar sesión, cuando corresponda.
- Correo electrónico: Dirección asociada con la cuenta.
- Teléfono: Número de contacto del empleado.
- Contraseña: Clave temporal o inicial.
- Confirmación de contraseña: Repite la contraseña.
- Rol: Selecciona Administrador, Gerente, Cajero, Mesero u otro rol disponible.
- Estado: Define si el usuario estará activo o inactivo.
Dependiendo de la configuración, también podrás asignar:
- Sucursal.
- Turno.
- Área de trabajo.
- Caja.
- Cocina.
- Comisiones.
- Acceso a la aplicación móvil.
- Permisos especiales.
5. Asigna un rol
Selecciona el rol que corresponda con las responsabilidades del empleado.
Antes de asignarlo, revisa los permisos incluidos para evitar conceder acceso a información o acciones que no necesita.
6. Guarda el usuario
Revisa la información y haz clic en “Guardar”.
¡Listo! El usuario podrá iniciar sesión con los datos que le asignes.
Por seguridad, solicita al empleado que cambie su contraseña después del primer inicio de sesión.
Editar un usuario
Para modificar una cuenta existente:
- Ingresa a Configuración General > Usuarios.
- Localiza al usuario.
- Haz clic en “Editar” o en el icono del lápiz.
- Modifica la información necesaria.
- Haz clic en “Guardar”.
Desde esta opción puedes cambiar su información, contraseña, rol, sucursal o estado.
Desactivar un usuario
Cuando una persona deje de trabajar en el establecimiento, desactiva su cuenta para evitar nuevos accesos.
- Abre la sección “Usuarios”.
- Selecciona al empleado.
- Cambia su estado a “Inactivo”.
- Guarda los cambios.
Desactivar la cuenta permite conservar el historial de las operaciones realizadas por el usuario.
Evita eliminar cuentas que tengan ventas, comandas, movimientos de caja u otras operaciones asociadas.
Crear o modificar roles
Si los roles disponibles no se adaptan a tu negocio:
- Ingresa a Configuración General.
- Abre la sección “Roles” o “Roles de usuarios”.
- Selecciona “Nuevo rol” o edita uno existente.
- Define el nombre del rol.
- Selecciona los módulos y acciones permitidos.
- Guarda la configuración.
- Asigna el rol a los usuarios correspondientes.
Puedes crear roles como:
- Supervisor de turno.
- Jefe de cocina.
- Repartidor.
- Almacenista.
- Contador.
- Hostess.
- Personal de mostrador.
Recomendaciones de seguridad
- Crea una cuenta diferente para cada empleado.
- No compartas el usuario administrador.
- Asigna únicamente los permisos necesarios.
- Utiliza contraseñas seguras.
- Desactiva las cuentas de exempleados.
- Revisa periódicamente los usuarios activos.
- Evita asignar permisos para cancelar ventas a todo el personal.
- Limita el acceso a costos, reportes y configuraciones sensibles.
- No reutilices la misma contraseña para varias cuentas.
- Verifica que cada operación quede asociada con el usuario que la realizó.
Para conocer con mayor detalle estas funciones, consulta también los artículos “Usuarios” y “Roles de usuarios”.