Crea los usuarios para el personal de tu negocio

Después de configurar la cuenta principal del administrador, te recomendamos crear un usuario individual para cada integrante del equipo que utilizará ERP Alimentos.

Puedes crear cuentas para:

• Gerentes o encargados.
• Cajeros.
• Meseros.
• Personal de mostrador.
• Cocineros.
• Supervisores.
• Almacenistas.
• Repartidores.
• Contadores.
• Otros colaboradores.

Cada usuario podrá ingresar con sus propias credenciales y tendrá acceso únicamente a las funciones autorizadas mediante el rol asignado.

¿Por qué crear un usuario para cada empleado?

Compartir una misma cuenta entre todo el personal dificulta saber quién realizó una operación. Los usuarios individuales permiten:

• Identificar quién registró una venta.
• Conocer qué mesero levantó una comanda.
• Registrar quién abrió o cerró una caja.
• Detectar quién aplicó un descuento.
• Consultar quién canceló o modificó un pedido.
• Limitar el acceso a costos y reportes.
• Proteger la configuración del negocio.
• Mantener un historial de actividades.
• Desactivar el acceso de un empleado sin afectar a los demás.

Por seguridad, evita utilizar cuentas genéricas como “Meseros”, “Caja” o “Empleados” para varias personas.

Protege el usuario administrador

La cuenta principal con el rol Administrador debe reservarse para el propietario o responsable autorizado del negocio.

Este usuario puede tener acceso a información sensible, como:

• Configuración general.
• Usuarios, roles y permisos.
• Ventas y caja.
• Costos e inventarios.
• Reportes financieros.
• Facturación.
• Planes y pagos.
• Integraciones.
• Borrado de datos.

No compartas las credenciales del administrador con meseros, cajeros u otros empleados. Crea una cuenta independiente y asígnale a cada persona solamente los permisos que necesite.

Roles predeterminados

ERP Alimentos puede incluir roles configurados para facilitar la creación de usuarios:

• Administrador: Control general del negocio y su configuración.
• Gerente: Supervisión de la operación y acceso a funciones autorizadas.
• Cajero: Cobros, ventas, caja y operaciones relacionadas.
• Mesero: Mesas, pedidos, comandas y atención al cliente.

También puedes crear roles personalizados, como:

• Supervisor de turno.
• Jefe de cocina.
• Almacenista.
• Repartidor.
• Hostess.
• Personal de mostrador.
• Contador.

Los permisos de cada rol pueden adaptarse a las responsabilidades del personal.

Cómo crear un usuario

1. Ingresa con el usuario administrador

Inicia sesión en ERP Alimentos con una cuenta que tenga permisos para administrar usuarios.

2. Abre Configuración General

Haz clic en el icono de engranaje para ingresar a “Configuración General”.

3. Selecciona “Usuarios”

Dentro del menú de configuración, abre la sección “Usuarios”.

Aquí encontrarás las cuentas registradas y su información principal, como nombre, usuario, rol y estado.

4. Haz clic en “+ Nuevo usuario”

Selecciona el botón “+ Nuevo usuario” para abrir el formulario de registro.

5. Completa la información

En el panel o formulario, registra los datos del empleado.

Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

Dependiendo de la configuración, se puede solicitar:

• Nombre: Nombre del empleado.
• Apellidos: Apellidos del empleado.
• Nombre de usuario: Identificador para iniciar sesión.
• Correo electrónico: Dirección asociada con la cuenta.
• Teléfono: Número de contacto.
• Contraseña: Clave inicial.
• Confirmación de contraseña: Repite la clave.
• Rol: Administrador, Gerente, Cajero, Mesero u otro.
• Sucursal: Ubicación en la que trabajará.
• Estado: Activo o inactivo.

ERP Alimentos puede utilizar un formato de acceso como:

usuario@empresa

Entrega al empleado únicamente sus propios datos de acceso y evita compartir la cuenta principal.

6. Selecciona el rol

Asigna el rol que corresponda con las actividades del empleado.

Por ejemplo:

• Mesero → Mesas, pedidos y comandas.
• Cajero → Cobros, ventas y caja.
• Gerente → Supervisión, autorizaciones y reportes operativos.
• Administrador → Configuración general y control del negocio.

Antes de guardar, revisa los permisos del rol para evitar accesos innecesarios.

7. Configura los permisos adicionales

Cuando el sistema lo permita, también puedes definir:

• Sucursal autorizada.
• Caja asignada.
• Área de trabajo.
• Acceso a la aplicación móvil.
• Permiso para aplicar descuentos.
• Permiso para cancelar pedidos.
• Permiso para realizar devoluciones.
• Acceso a costos.
• Acceso a reportes.
• Acceso al inventario.
• Autorización para cerrar caja.

8. Guarda el usuario

Revisa los datos y haz clic en “Guardar”.

¡Listo! La cuenta quedará registrada y el empleado podrá iniciar sesión con sus nuevas credenciales.

Primer inicio de sesión

Después de crear la cuenta:

1. Entrega al empleado su nombre de usuario.
2. Proporciona la contraseña inicial de forma privada.
3. Indícale cómo ingresar a ERP Alimentos.
4. Solicita que cambie la contraseña.
5. Verifica que pueda acceder únicamente a las funciones autorizadas.
6. Realiza una operación de prueba.

No envíes contraseñas en grupos de mensajería ni las escribas en lugares visibles.

Editar un usuario

Si necesitas cambiar información o permisos:

1. Ingresa a Configuración General > Usuarios.
2. Localiza al empleado.
3. Haz clic en el icono del lápiz o en “Editar”.
4. Modifica los datos, el rol o el estado.
5. Haz clic en “Guardar”.

Desactivar el acceso de un empleado

Cuando una persona deje de trabajar en el negocio:

1. Abre la sección “Usuarios”.
2. Selecciona su cuenta.
3. Cambia el estado a “Inactivo”.
4. Guarda los cambios.

Es preferible desactivar al usuario en lugar de eliminarlo. De esta manera, conservarás el historial de ventas, comandas, movimientos y operaciones que realizó.

Diferencia entre usuario y rol

• Usuario: Es la cuenta individual de una persona.
• Rol: Es el conjunto de permisos asignado a esa cuenta.

Ejemplo: Carlos Martínez es el usuario y Cajero es su rol.

Varios usuarios pueden compartir el mismo rol, pero cada persona debe tener sus propias credenciales.

Recomendaciones de seguridad

• Crea una cuenta individual para cada empleado.
• Reserva el usuario administrador para el propietario.
• Asigna únicamente los permisos necesarios.
• Utiliza contraseñas seguras.
• No compartas credenciales.
• Desactiva inmediatamente las cuentas de exempleados.
• Revisa periódicamente los usuarios activos.
• Limita las cancelaciones, descuentos y devoluciones.
• Evita dar acceso general a reportes financieros.
• Comprueba los permisos con una operación de prueba.
• Mantén actualizado el nombre y rol de cada usuario.

Para conocer todas las opciones disponibles, consulta también los artículos “Usuarios” y “Roles de usuarios” de ERP Alimentos.