En un restaurante, cafetería, bar o negocio de alimentos se realizan compras y pagos diariamente para mantener la operación: ingredientes, bebidas, materiales de limpieza, mantenimiento, servicios y otros insumos.

ERP Alimentos permite registrar estos movimientos desde el módulo “Gastos”, relacionarlos con proveedores y formas de pago y, cuando se trate de mercancía, agregar el detalle de los productos o ingredientes adquiridos para actualizar las existencias.

Registrar correctamente estos movimientos te ayuda a:

• Conocer cuánto gastas.
• Identificar en qué utilizas el dinero.
• Evitar diferencias en el arqueo de caja.
• Controlar pagos pendientes.
• Organizar las cuentas con proveedores.
• Actualizar el inventario.
• Consultar reportes más precisos.
• Analizar los resultados reales del negocio.

Diferencia entre gasto y compra de mercancía

Antes de registrar el movimiento, identifica su tipo.

Gasto operativo

Es un egreso que no incrementa directamente el inventario, por ejemplo:

• Renta.
• Electricidad.
• Agua.
• Gas.
• Internet.
• Limpieza.
• Publicidad.
• Mantenimiento.
• Honorarios.
• Seguros.

Compra de mercancía

Es la adquisición de productos o ingredientes que ingresan al inventario, por ejemplo:

• Carne.
• Verduras.
• Bebidas.
• Lácteos.
• Empaques.
• Productos para reventa.
• Materia prima.

Cuando registres una compra de mercancía, agrega el detalle de los artículos para actualizar correctamente el stock.

⚠️ Si tu cuenta cuenta con un módulo independiente de Compras, revisa cuál es el flujo definido para tu negocio y evita registrar dos veces la misma operación.

Antes de registrar un gasto

Asegúrate de que exista la categoría correspondiente.

Por ejemplo, antes de capturar la renta del establecimiento, crea una categoría como:

• Renta.
• Servicios.
• Insumos.
• Mantenimiento.
• Publicidad.
• Limpieza.
• Honorarios.
• Transporte.

También es recomendable tener registrado al proveedor.

Cómo crear una categoría de gasto

1. Ingresa al módulo “Gastos”.
2. Abre “Categorías de gastos”.
3. Haz clic en “Nueva categoría”.
4. Escribe un nombre.
5. Agrega una descripción, si es necesario.
6. Define el estado como activo.
7. Haz clic en “Guardar”.

Utiliza categorías claras para facilitar los reportes.

Cómo registrar un gasto

1. Ingresa al módulo Gastos

Inicia sesión en ERP Alimentos y selecciona “Gastos” desde el menú principal.

Dependiendo del diseño, puede estar identificado mediante un icono de calculadora, moneda o documento.

2. Selecciona “+ Nuevo gasto”

Haz clic en el botón “+ Nuevo gasto”.

Se abrirá el formulario de registro. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

3. Completa los datos generales

Fecha

Puedes conservar la fecha actual o seleccionar una anterior si el gasto corresponde a otro día.

La fecha elegida determinará el periodo en el que aparecerá dentro de los reportes.

Importe bruto

Registra el importe total del gasto antes de aplicar el desglose correspondiente.

Verifica:

• Moneda.
• Decimales.
• Impuestos.
• Descuentos.
• Total del comprobante.

Proveedor

Selecciona la persona o empresa a la que realizaste la compra o pago.

Si el proveedor todavía no existe, créalo antes de guardar el gasto cuando el sistema lo requiera.

Categoría

Selecciona la categoría que represente mejor el movimiento.

Ejemplos:

• Insumos.
• Servicios.
• Renta.
• Mantenimiento.
• Limpieza.
• Publicidad.
• Transporte.

Comentario

Utiliza este campo para agregar información adicional:

• Periodo facturado.
• Sucursal.
• Número de contrato.
• Motivo del gasto.
• Responsable.
• Aclaraciones.

Fecha de vencimiento

Indica la fecha límite para efectuar el pago.

Este dato es especialmente útil cuando el gasto se registra antes de pagarlo.

Tipo de comprobante

Selecciona el documento recibido, por ejemplo:

• CFDI o factura electrónica.
• Ticket.
• Recibo.
• Nota de remisión.
• Nota de compra.
• Orden de servicio.
• Otro comprobante.

Número de comprobante

Registra el folio, UUID fiscal, número de ticket o referencia del documento.

Esto facilitará su localización y ayudará a evitar registros duplicados.

4. Adjunta el comprobante

Cuando la función esté disponible, agrega:

• Archivo XML.
• Representación PDF.
• Fotografía del ticket.
• Recibo.
• Nota de remisión.
• Comprobante de transferencia.

Verifica que el archivo sea legible y corresponda con el gasto.

Pagos asociados con el gasto

Dentro del mismo registro puedes indicar cómo y cuándo fue pagado.

Dependiendo del plan, podrás asociar uno o varios pagos.

Datos de cada pago

Importe

Ingresa la cantidad pagada mediante ese movimiento.

Medio de pago

Selecciona:

• Efectivo.
• Tarjeta de crédito.
• Tarjeta de débito.
• Transferencia.
• Cheque.
• Crédito con proveedor.
• Otro medio.

Fecha de pago

Indica el día en que se realizó la operación.

Esta fecha puede ser distinta de la fecha de emisión o vencimiento del gasto.

Usar en arqueo

Marca “Usar en arqueo” cuando el pago deba descontarse del dinero disponible en la caja.

Por ejemplo, si se pagaron $500 en efectivo directamente desde la caja, activa esta opción para que el egreso aparezca correctamente en el cierre.

⚠️ No marques “Usar en arqueo” si el gasto fue pagado mediante una cuenta bancaria o una tarjeta que no forma parte de la caja seleccionada.

Registrar varios pagos

La función de múltiples pagos permite dividir el total entre diferentes formas o fechas.

Puede utilizarse cuando:

• Una parte se paga en efectivo y otra por transferencia.
• El proveedor recibe pagos parciales.
• Queda un saldo pendiente.
• Se utilizan diferentes tarjetas.
• El gasto se liquida en varias fechas.

Ejemplo

Un gasto total de $3,000 puede registrarse así:

• $1,000 en efectivo.
• $1,500 mediante transferencia.
• $500 pendientes.

ERP Alimentos calculará el saldo con base en la diferencia entre el total y los pagos registrados.

🔎 Los múltiples pagos pueden requerir el Plan Pro o una función específica habilitada. En otros planes podría permitirse solamente un pago por gasto.

Saldo pendiente

Cuando la suma de los pagos sea menor que el total, ERP Alimentos podrá mostrar automáticamente:

$Saldo\; pendiente=Total\; del\; gasto-Pagos\; registrados$

Antes de guardar, comprueba que:

• La suma sea correcta.
• No exista un pago duplicado.
• Las fechas correspondan.
• Los medios de pago sean correctos.
• El efectivo impacte en la caja adecuada.

Detalle de mercancía

Si el gasto corresponde a una compra de productos o ingredientes, utiliza la sección “Detalle de mercancía”.

Esto permite registrar lo que ingresó al negocio y actualizar el inventario.

Cómo agregar mercancía

1. Busca el producto o ingrediente

Escribe el nombre o código del artículo adquirido.

2. Selecciona el registro

Confirma que corresponda con:

• Producto correcto.
• Presentación.
• Unidad de medida.
• Almacén o sucursal.
• Proveedor.

3. Registra la cantidad

Ingresa el número de unidades compradas.

Ejemplos:

• 10 kg de carne.
• 24 botellas.
• 5 cajas.
• 20 litros.
• 100 piezas.

4. Registra el costo neto

Indica el costo correspondiente al producto o ingrediente.

Revisa si el campo solicita:

• Costo unitario.
• Costo total.
• Importe antes de impuestos.
• Importe después de descuentos.

5. Haz clic en “Agregar”

El artículo aparecerá en el detalle del gasto.

Repite el procedimiento hasta capturar toda la mercancía incluida en el comprobante.

Beneficios del detalle de mercancía

• Actualiza existencias.
• Registra costos.
• Facilita la trazabilidad.
• Permite conocer qué se compró.
• Relaciona mercancía y proveedor.
• Mejora el análisis de inventario.
• Ayuda a calcular costos de recetas.

Impuestos en México

Cuando la función esté disponible, puedes desglosar:

• Subtotal.
• IVA.
• IEPS.
• Retenciones.
• Descuentos.
• Otros impuestos.
• Total.

Los importes deben coincidir con el CFDI o comprobante recibido.

Si tienes dudas sobre la clasificación fiscal, consulta a tu contador.

El registro dentro de ERP Alimentos no sustituye la validación fiscal del CFDI ante el SAT.

Crear el gasto

Después de completar la información:

1. Revisa los datos generales.
2. Confirma el proveedor.
3. Verifica el comprobante.
4. Revisa los pagos.
5. Comprueba el saldo pendiente.
6. Revisa la mercancía.
7. Confirma impuestos y total.
8. Haz clic en “Crear” o “Guardar”.

¡Listo! El gasto quedará registrado en ERP Alimentos.

Estados de los gastos

La función de Estados de Gastos ayuda a identificar qué movimientos están pagados, pendientes o próximos a vencer.

Dependiendo del plan, pueden aparecer estados como:

• Pendiente.
• Parcialmente pagado.
• Pagado.
• Próximo a vencer.
• Vencido.
• Cancelado.

⭐ Los Estados de Gastos y algunas herramientas avanzadas pueden requerir el Plan Pro.

Fecha de vencimiento

Permite identificar cuándo debe liquidarse un gasto.

Ejemplo:

Si una factura de gas vence el 10 de agosto, registra esa fecha para localizarla fácilmente entre los compromisos próximos.

Estado de pago

Cuando liquides el gasto, registra el pago y verifica que su estado cambie a “Pagado”.

No marques manualmente un gasto como pagado si todavía existe un saldo.

Totalizador “A pagar”

En la parte superior del listado puede mostrarse el total pendiente.

Esta cifra se actualiza conforme:

• Registras pagos.
• Liquidas gastos.
• Cancelas movimientos.
• Agregas nuevos egresos.

Cómo registrar un gasto con fecha anterior

1. Haz clic en “Nuevo gasto”.
2. Modifica el campo Fecha.
3. Selecciona el día correspondiente.
4. Completa los demás datos.
5. Guarda.

El movimiento aparecerá en los reportes del periodo seleccionado.

Gasto pagado con dinero de caja

1. Registra el gasto.
2. Agrega el pago.
3. Selecciona “Efectivo”.
4. Elige la caja, cuando se solicite.
5. Activa “Usar en arqueo”.
6. Confirma el importe.
7. Guarda.

El egreso se considerará en el cierre de la caja correspondiente.

Editar un gasto

Cuando el usuario tenga permiso:

1. Ingresa a Gastos.
2. Localiza el registro.
3. Haz clic en “Editar”.
4. Corrige la información.
5. Guarda los cambios.

Si el gasto ya afectó caja, inventario, cuentas corrientes o un periodo cerrado, algunas modificaciones pueden estar restringidas.

Permisos relacionados

Los roles pueden controlar quién puede:

• Consultar gastos.
• Crear gastos.
• Editar movimientos.
• Cancelar gastos.
• Registrar pagos.
• Aplicar salidas de caja.
• Agregar mercancía.
• Administrar categorías.
• Consultar reportes.
• Exportar información.

No todos los empleados deben tener acceso a la información financiera.

Errores frecuentes

No crear previamente la categoría

Sin una categoría correcta, los reportes serán menos precisos.

Registrar una compra dos veces

Comprueba si ya fue capturada desde Compras, Gastos o una recurrencia.

No marcar “Usar en arqueo”

Si el pago salió de caja y no se marca, el cierre puede mostrar una diferencia.

Marcarlo sin haber pagado en efectivo

Esto genera una salida incorrecta en el arqueo.

No agregar la mercancía

El gasto se registra, pero el inventario puede no actualizarse.

Confundir costo unitario con costo total

Revisa qué dato solicita el formulario antes de guardar.

Registrar pagos mayores al total

Confirma la suma y elimina movimientos duplicados.

Preguntas frecuentes

¿Es posible registrar un gasto con fecha anterior?

Sí. Modifica el campo Fecha antes de guardarlo.

¿Cómo registro un gasto pagado con dinero de la caja?

Selecciona Efectivo y activa “Usar en arqueo”.

¿Puedo editarlo después?

Sí, si tienes permisos y el movimiento no está bloqueado por relaciones o cierres posteriores.

¿Qué permisos se necesitan?

El rol debe tener habilitado el acceso a Gastos y las acciones correspondientes.

¿Puedo registrar varios pagos?

Sí, cuando la función esté incluida en tu plan o habilitada para la cuenta.

¿Qué sucede si pago solo una parte?

ERP Alimentos calculará el saldo pendiente.

¿Puedo actualizar el inventario?

Sí, al capturar los productos o ingredientes en Detalle de mercancía.

¿Debo registrar la compra también en Compras?

No dupliques el movimiento. Utiliza el flujo definido para tu empresa.

¿Puedo adjuntar el XML y PDF?

Sí, cuando la carga de documentos esté disponible.

Recomendaciones

• Crea primero las categorías.
• Registra correctamente al proveedor.
• Utiliza el folio del comprobante.
• Adjunta XML y PDF.
• Marca correctamente el impacto en caja.
• Verifica los pagos parciales.
• Captura el detalle de mercancía.
• Revisa unidades y costos.
• Evita duplicados.
• Consulta los gastos pendientes.
• Limita los permisos.
• Compara gastos, compras e inventarios.