ERP Alimentos permite importar facturas y comprobantes de proveedores mediante una fotografía o archivo PDF.

La Inteligencia Artificial analiza el documento y extrae automáticamente información como:

• Fecha.
• Proveedor.
• Importe.
• Impuestos.
• Folio.
• Productos e ingredientes.
• Cantidades.
• Costos.

Así puedes registrar gastos y compras en menos tiempo, reduciendo la captura manual.

⚠️ La IA facilita la lectura, pero puede cometer errores. Revisa todos los datos antes de guardar el gasto, especialmente importes, impuestos, unidades y productos.

¿Para qué sirve esta función?

Puedes utilizarla para:

• Digitalizar facturas.
• Registrar gastos rápidamente.
• Capturar compras de mercancía.
• Identificar proveedores.
• Extraer impuestos.
• Registrar artículos.
• Actualizar inventarios.
• Reducir errores de captura.
• Evitar transcribir documentos extensos.
• Conservar el comprobante asociado.
• Detectar posibles duplicados.

Documentos que puedes importar

La función puede utilizarse con:

• CFDI en PDF.
• Facturas comerciales.
• Tickets.
• Recibos.
• Notas de compra.
• Notas de remisión.
• Fotografías de comprobantes.
• Documentos emitidos por proveedores.

Los formatos disponibles se mostrarán en la pantalla de importación. Generalmente pueden incluir:

• PDF.
• JPG o JPEG.
• PNG.
• Otros formatos de imagen compatibles.

Antes de comenzar

Comprueba que:

• El documento sea legible.
• La imagen esté completa.
• No existan reflejos.
• El texto esté enfocado.
• El archivo no tenga contraseña.
• Todas las páginas estén incluidas.
• El proveedor sea visible.
• Los importes puedan leerse.
• Tu usuario tenga permisos para importar gastos.
• La función de IA esté incluida en tu plan o módulo.

Cómo cargar una factura mediante IA

1. Ingresa a Gastos

Inicia sesión en ERP Alimentos y abre:

Gastos > Gastos

2. Haz clic en “Importar”

Selecciona el botón “Importar” ubicado en la parte superior de la pantalla.

3. Selecciona “Comprobantes”

Dentro de las opciones disponibles, elige:

“Comprobantes ✨”

Esta opción utiliza IA para analizar fotografías y archivos PDF.

4. Selecciona el archivo

Busca el documento en tu computadora, tableta o teléfono.

Puedes:

• Seleccionar una fotografía existente.
• Tomar una foto, cuando el dispositivo lo permita.
• Subir un archivo PDF.
• Arrastrar el documento al área de carga, si está disponible.

5. Espera el procesamiento

ERP Alimentos cargará el archivo y analizará su contenido.

El tiempo dependerá de:

• Tamaño.
• Cantidad de páginas.
• Calidad de la imagen.
• Número de artículos.
• Conexión a Internet.
• Demanda del servicio.

No cierres ni actualices la página durante el procesamiento.

Importar mediante una planilla

Si el proveedor te entregó un archivo estructurado, puedes utilizar:

Importar > Planilla

Esta alternativa puede admitir archivos como CSV o plantillas compatibles.

Utiliza Comprobantes para fotos y PDF y Planilla para archivos de datos.

Revisa los datos de tus documentos

Después del análisis aparecerá la pantalla:

“Revisa los datos de tus documentos”

La interfaz puede mostrar:

• Documento original a la izquierda.
• Campos detectados a la derecha.
• Advertencias.
• Datos pendientes.
• Artículos identificados.
• Nivel de confianza de la lectura.

Compara siempre los campos con la factura original.

Datos generales reconocidos por la IA

Fecha del comprobante

La IA intentará detectar la fecha de emisión.

Verifica que no la confunda con:

• Fecha de vencimiento.
• Fecha de pago.
• Fecha de certificación.
• Fecha de entrega.

Valor o importe total

Comprueba:

• Subtotal.
• Impuestos.
• Descuentos.
• Retenciones.
• Total.
• Moneda.

El valor registrado debe coincidir con el comprobante.

Proveedor

ERP Alimentos intentará relacionar el nombre, RFC u otros datos con un proveedor existente.

Si encuentra una coincidencia, la sugerirá.

Si no lo reconoce, puedes:

• Buscar manualmente.
• Seleccionar otro proveedor.
• Crear uno nuevo.
• Corregir el nombre.

Antes de crear otro, verifica que no exista con una variante para evitar duplicados.

Categoría

La categoría es opcional, pero ayuda a clasificar el movimiento.

Ejemplos:

• Insumos.
• Bebidas.
• Limpieza.
• Servicios.
• Mantenimiento.
• Empaques.
• Otros gastos.

Comentario

Puedes registrar:

• Periodo.
• Sucursal.
• Condiciones.
• Número de pedido.
• Observaciones.
• Responsable.

Información fiscal para México

La IA puede intentar extraer:

• RFC del emisor.
• Razón social.
• Folio.
• UUID fiscal.
• Fecha de emisión.
• Subtotal.
• IVA.
• IEPS.
• Retenciones.
• Descuentos.
• Total.
• Moneda.
• Forma o método de pago.

La lectura mediante IA no valida automáticamente que el CFDI esté vigente ante el SAT. Realiza la validación fiscal mediante el procedimiento correspondiente.

Sección “Más datos”

Al seleccionar “Más datos” podrás consultar información adicional.

Puede incluir:

1. Impuestos y retenciones.
2. Detalle de mercancías.
3. Información del comprobante.
4. Fechas y referencias.
5. Datos de pago.

Impuestos y retenciones

ERP Alimentos puede separar los conceptos detectados:

• IVA.
• IEPS.
• Retenciones de IVA.
• Retenciones de ISR.
• Otros impuestos.
• Descuentos.
• Subtotal.
• Total.

Verifica que:

• Los porcentajes sean correctos.
• No se dupliquen impuestos.
• El total coincida.
• Las retenciones tengan el signo adecuado.
• La moneda sea la correcta.

Detalle de mercancías

La IA puede identificar las líneas de la factura y mostrar:

• Descripción.
• Cantidad.
• Unidad.
• Costo unitario.
• Costo neto.
• Importe.
• Descuento.
• Impuesto.
• Total de línea.

Para que los artículos actualicen el inventario, debes relacionarlos con productos o ingredientes existentes.

Asociar un artículo con el inventario

1. Revisa la descripción

Comprueba el texto leído por la IA.

Por ejemplo:

JIT SALADET CAJA 10 KG

2. Utiliza el buscador

Busca el registro correspondiente:

Jitomate saladet

3. Selecciona el producto o ingrediente

Confirma:

• Artículo correcto.
• Unidad.
• Presentación.
• Sucursal.
• Almacén.

4. Revisa cantidad y costo

Corrige los valores cuando sea necesario.

5. Haz clic en “Agregar”

El artículo quedará relacionado con el detalle del gasto.

Repite el procedimiento con todas las líneas que deban ingresar al inventario.

Artículos no encontrados

Si un artículo no existe, puedes:

• Crear el ingrediente.
• Crear el producto de inventario.
• Dejarlo sin relacionar.
• Clasificarlo como gasto sin stock.
• Corregir la descripción.

No crees un producto nuevo si ya existe con otro nombre.

Productos con receta

Si la factura contiene insumos para preparar un producto, relaciona cada línea con el ingrediente correspondiente.

Por ejemplo, para producir hamburguesas registra:

• Carne.
• Pan.
• Queso.
• Lechuga.
• Jitomate.

No registres la hamburguesa terminada si lo comprado fueron materias primas.

Advertencias de la IA

ERP Alimentos puede señalar:

• Campos vacíos.
• Importe dudoso.
• Fecha no reconocida.
• Proveedor sin coincidencia.
• Impuestos inconsistentes.
• Artículos sin relacionar.
• Cantidades posiblemente incorrectas.
• Documento duplicado.
• Imagen ilegible.

Revisa cada advertencia antes de continuar.

Cómo guardar el gasto

1. Revisa los datos

Confirma:

• Fecha.
• Proveedor.
• Categoría.
• Folio.
• Importe.
• Impuestos.
• Moneda.
• Productos.
• Cantidades.
• Costos.
• Almacén.

2. Corrige los campos

Completa manualmente cualquier información faltante o incorrecta.

3. Revisa los pagos

Cuando corresponda, registra:

• Importe pagado.
• Medio de pago.
• Fecha.
• Caja o cuenta bancaria.
• Impacto en arqueo.
• Saldo pendiente.

4. Haz clic en “Guardar gasto”

ERP Alimentos creará el movimiento y asociará el documento.

Si agregaste mercancía, revisa también las entradas de inventario.

5. Cancela la carga si es necesario

Si el documento es incorrecto, haz clic en “Cancelar carga”.

Cancelar antes de guardar evita crear el gasto.

Verificar el inventario

Después de guardar:

1. Ingresa a Inventario.
2. Abre Movimientos de stock.
3. Busca los artículos.
4. Revisa la fecha.
5. Confirma la entrada.
6. Comprueba cantidades y costos.
7. Verifica la sucursal y el almacén.

Evitar facturas duplicadas

Antes de guardar, ERP Alimentos puede comparar:

• RFC del proveedor.
• UUID.
• Folio.
• Fecha.
• Importe.
• Archivo.
• Número de comprobante.

Si aparece una advertencia:

1. Busca el gasto.
2. Confirma si ya existe.
3. Compara los datos.
4. Cancela la importación si es el mismo.
5. Continúa solamente si se trata de otro documento.

Recomendaciones para fotografiar una factura

• Colócala sobre una superficie plana.
• Utiliza buena iluminación.
• Evita sombras.
• No utilices flash si produce reflejos.
• Mantén el teléfono paralelo.
• Incluye todos los bordes.
• Evita fondos con texto.
• No dobles el documento.
• Comprueba que los números sean legibles.
• Toma una foto por página cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos puedo subir?

Los formatos permitidos se muestran al seleccionar el archivo. Generalmente se aceptan PDF, JPG, JPEG y PNG.

¿Qué pasa si la IA no reconoce un dato?

Puedes completarlo o corregirlo manualmente antes de guardar.

¿Puedo cargar varias facturas a la vez?

Dependerá de la versión habilitada. Si el selector permite múltiples archivos, podrás procesarlos en una misma carga; de lo contrario, deberás importarlos individualmente.

¿Puedo importar un PDF con varias páginas?

Sí, cuando el archivo y el número de páginas estén dentro de los límites permitidos.

¿Puede leer un CFDI XML?

La opción Comprobantes está orientada a fotos y PDF. Si existe una importación específica de XML, utiliza esa función.

¿La IA crea automáticamente al proveedor?

Puede sugerir una coincidencia. Revisa antes de crear un proveedor nuevo.

¿Actualiza el inventario?

Sí, cuando relacionas los artículos con productos o ingredientes que controlan stock y confirmas la entrada.

¿La IA valida el CFDI ante el SAT?

No necesariamente. La extracción de datos y la validación fiscal son procesos diferentes.

¿Puedo descartar la importación?

Sí. Utiliza “Cancelar carga” antes de guardar.

¿Tiene costo adicional?

El procesamiento mediante IA puede depender del plan, módulo o límites de uso contratados.

Seguridad y privacidad

• Sube únicamente documentos de tu negocio.
• Utiliza cuentas con permisos.
• No cargues contraseñas.
• Evita documentos bancarios innecesarios.
• Revisa el acceso de los empleados.
• Protege los archivos descargados.
• Conserva los CFDI conforme a tus obligaciones.
• Consulta las políticas de privacidad y tratamiento de datos.

Recomendaciones

• Utiliza archivos legibles.
• Revisa siempre los importes.
• Confirma al proveedor.
• Verifica los impuestos.
• Asocia cada artículo.
• Comprueba las unidades.
• Evita duplicados.
• Revisa el inventario.
• Adjunta el XML cuando exista la función.
• No confíes únicamente en la extracción automática.
• Conserva el documento original.