ERP Alimentos permite exportar a Excel la información de los productos e ingredientes registrados dentro de los gastos y compras de mercancía.

Esta función es útil para conocer qué insumos adquiriste durante un periodo, revisar cantidades, analizar costos y comparar precios entre proveedores.

El archivo exportado contiene la información general de los gastos y una pestaña adicional con el detalle de la mercancía registrada.

¿Para qué sirve la exportación?

Puedes utilizarla para:

• Consultar los productos comprados.
• Revisar ingredientes adquiridos.
• Analizar cantidades.
• Comparar costos.
• Detectar aumentos de precios.
• Consultar compras por proveedor.
• Revisar movimientos por sucursal.
• Preparar información para contabilidad.
• Conciliar compras e inventarios.
• Crear reportes personalizados.
• Analizar periodos específicos.

Es especialmente útil para propietarios, administradores, gerentes, responsables de compras, almacenistas y contadores.

Antes de exportar

Comprueba que:

• Los gastos estén registrados.
• Los productos o ingredientes se hayan agregado en Detalle de mercancía.
• El periodo seleccionado sea correcto.
• Los gastos no estén duplicados.
• Las cantidades y costos estén revisados.
• Tu usuario tenga permiso para exportar.
• El navegador permita descargar archivos.

Si los gastos no tienen mercancía asociada, la pestaña Detalles puede aparecer vacía.

Cómo exportar el detalle

1. Ingresa al módulo Gastos

Inicia sesión en ERP Alimentos y abre “Gastos” desde el menú principal.

Dependiendo del diseño, esta sección puede estar identificada con un icono de calculadora, documento o moneda.

2. Abre la pestaña Gastos

Selecciona la pestaña que contiene el listado de movimientos registrados.

3. Aplica los filtros

Utiliza los filtros para definir la información que deseas exportar.

Puedes filtrar por:

• Periodo.
• Fecha inicial.
• Fecha final.
• Proveedor.
• Categoría.
• Sucursal.
• Usuario.
• Estado.
• Forma de pago.
• Tipo de comprobante.
• Moneda.
• Concepto.

Ejemplo de exportación mensual

Para revisar las compras de un mes:

• Periodo: Mensual.
• Fecha: Selecciona el mes correspondiente.
• Estado: Todos o los estados necesarios.
• Sucursal: La ubicación que deseas analizar.
• Proveedor: Todos o uno específico.

Después haz clic en “Aplicar filtros”.

4. Revisa los resultados

Antes de exportar, confirma que el listado corresponda con:

• Fechas seleccionadas.
• Sucursal.
• Proveedores.
• Categorías.
• Estados.
• Importes esperados.

La exportación utilizará los filtros activos en la pantalla.

5. Selecciona “Exportar”

Haz clic en el botón identificado mediante:

• Una flecha de descarga.
• El icono de Excel.
• La opción “Exportar”.
• La opción “Descargar Excel”.

ERP Alimentos generará un archivo con extensión .xlsx.

6. Guarda el archivo

Selecciona una ubicación segura en tu computadora y utiliza un nombre claro.

Ejemplo:

Detalle_Gastos_Julio_2026.xlsx

Contenido del archivo

Al abrir el documento encontrarás dos pestañas principales:

1. Gastos.
2. Detalles.

Pestaña Gastos

Contiene la información general de cada movimiento, como:

• Identificador.
• Fecha.
• Proveedor.
• Categoría.
• Concepto.
• Tipo de comprobante.
• Número o folio.
• Importe.
• Impuestos.
• Total.
• Forma de pago.
• Saldo pendiente.
• Estado.
• Fecha de vencimiento.
• Sucursal.
• Usuario.

Las columnas pueden variar según el plan y la configuración.

Pestaña Detalles

Contiene los productos e ingredientes registrados dentro de los gastos incluidos en la exportación.

Puede mostrar:

• Identificador del gasto.
• Fecha.
• Proveedor.
• Número de comprobante.
• Producto o ingrediente.
• Tipo de artículo.
• Categoría.
• Cantidad.
• Unidad de medida.
• Costo unitario.
• Costo neto.
• Subtotal.
• Impuestos.
• Costo total.
• Sucursal.
• Almacén.
• Usuario.

Esta pestaña permite analizar la mercancía sin abrir cada gasto de manera individual.

Ejemplo del detalle exportado

Con esta información puedes identificar que el costo del jitomate aumentó de $150 a $165 por kilogramo.

Exportar compras de un proveedor

Para analizar un proveedor:

1. Abre Gastos.
2. Selecciona el periodo.
3. Elige el proveedor.
4. Aplica el filtro.
5. Revisa los resultados.
6. Haz clic en Exportar.
7. Abre la pestaña Detalles.

Esto permite conocer:

• Productos comprados.
• Cantidades.
• Frecuencia.
• Variaciones de costo.
• Total adquirido.
• Comprobantes relacionados.

Exportar información de una sucursal

Si administras varias sucursales:

1. Selecciona la sucursal.
2. Define el periodo.
3. Aplica los filtros.
4. Exporta el archivo.

No mezcles información de diferentes establecimientos si necesitas analizar inventarios independientes.

Exportación con impuestos en México

Cuando la función esté habilitada, el archivo puede incluir columnas como:

• Subtotal.
• IVA.
• IEPS.
• Retenciones.
• Descuentos.
• Otros impuestos.
• Total.

Estas columnas ayudan a relacionar el análisis de productos con la información fiscal de los gastos.

Algunas funciones avanzadas de impuestos pueden requerir el Plan Pro o una configuración específica.

La exportación es una herramienta administrativa y no sustituye la contabilidad ni la validación de los CFDI ante el SAT.

Permiso necesario

Si no aparece el botón de exportación, verifica que el usuario tenga habilitado:

Gastos > Exportar

Cómo revisar el permiso

1. Ingresa a Configuración General.
2. Abre Roles o Roles de usuarios.
3. Selecciona el rol correspondiente.
4. Localiza el módulo Gastos.
5. Activa el permiso “Exportar”.
6. Guarda los cambios.
7. Cierra sesión y vuelve a ingresar, si es necesario.

Si no tienes acceso a Roles, solicita ayuda al Administrador o Superusuario.

¿Qué hago si Detalles está vacío?

Comprueba que:

• Los gastos contengan productos o ingredientes.
• La mercancía se haya guardado.
• Los filtros incluyan esas compras.
• Los registros no estén cancelados.
• La sucursal sea correcta.
• Tu usuario pueda consultar costos.
• La exportación haya terminado correctamente.

Un gasto general de renta, electricidad o Internet no tendrá productos o ingredientes asociados, por lo que no aparecerá como mercancía en Detalles.

¿Cómo abrir el archivo sin Excel?

Puedes utilizar:

• Google Sheets.
• LibreOffice Calc.
• Microsoft Excel Online.
• OnlyOffice.
• Apple Numbers.
• Otra aplicación compatible con .xlsx.

Abrirlo con Google Sheets

1. Ingresa a Google Drive.
2. Sube el archivo.
3. Haz clic con el botón derecho.
4. Selecciona “Abrir con Google Sheets”.

Revisa que fechas, monedas y decimales se interpreten correctamente.

Recomendaciones para analizar el archivo

• Activa filtros en los encabezados.
• Ordena por artículo.
• Agrupa por proveedor.
• Compara costos unitarios.
• Revisa las unidades.
• Crea tablas dinámicas.
• Analiza periodos equivalentes.
• Separa sucursales.
• Verifica impuestos.
• Identifica registros duplicados.
• Conserva una copia original sin modificar.

Seguridad de la información

El archivo puede contener información financiera y datos de proveedores.

Te recomendamos:

• Guardarlo en una carpeta segura.
• Compartirlo solo con personas autorizadas.
• Evitar equipos públicos.
• Proteger archivos enviados por correo.
• Eliminar copias innecesarias.
• No publicarlo en enlaces abiertos.
• Revisar permisos de carpetas compartidas.

Problemas frecuentes

El botón no aparece

Revisa el permiso Gastos > Exportar.

El archivo no se descarga

• Permite las descargas.
• Desactiva temporalmente el bloqueo de ventanas.
• Actualiza el navegador.
• Repite la exportación.
• Revisa la carpeta Descargas.

Los importes aparecen como texto

Configura las columnas como moneda o número dentro de la aplicación de hojas de cálculo.

Las fechas aparecen incorrectas

Revisa la configuración regional y aplica el formato de fecha correspondiente.

Los costos no coinciden

Comprueba si la columna muestra:

• Costo unitario.
• Costo neto.
• Costo total.
• Importe con impuestos.
• Importe sin impuestos.

Aparecen productos duplicados

Revisa si:

• El gasto fue registrado dos veces.
• El artículo aparece en varios comprobantes.
• Se agregaron líneas duplicadas.
• El filtro incluye varias sucursales.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exportar un periodo personalizado?

Sí. Selecciona una fecha inicial y final.

¿Puedo exportar solamente un proveedor?

Sí. Aplica el filtro antes de descargar.

¿Puedo exportar una sola sucursal?

Sí. Selecciona la sucursal correspondiente.

¿El archivo incluye todos los gastos?

Incluye los movimientos que cumplan los filtros activos.

¿Incluye productos e ingredientes?

Sí, dentro de la pestaña Detalles, siempre que hayan sido registrados.

¿Puedo abrirlo sin Excel?

Sí. Utiliza Google Sheets, LibreOffice Calc u otra aplicación compatible.

¿Qué permiso necesito?

El permiso Gastos > Exportar.

¿Puedo modificar el archivo?

Sí, pero los cambios realizados en Excel no modifican la información de ERP Alimentos.

¿Puedo volver a importarlo?

La exportación no implica que el archivo pueda importarse nuevamente. Utiliza una plantilla oficial si necesitas una importación.

¿La exportación actualiza el inventario?

No. Solo descarga información; no modifica productos, gastos ni existencias.

Recomendaciones

• Aplica filtros antes de exportar.
• Revisa el periodo.
• Selecciona la sucursal.
• Confirma que exista detalle de mercancía.
• Verifica las unidades.
• Analiza costos unitarios.
• Mantén una copia original.
• Protege el archivo.
• Evita compartir datos sensibles.
• Utiliza tablas dinámicas para comparar.
• Consulta al Administrador si falta el permiso