Al registrar una compra o gasto en ERP Alimentos, puedes especificar los productos e ingredientes recibidos, sus cantidades y costos.

Esta información permite conocer exactamente qué compraste, actualizar las existencias y comparar los precios de un mismo insumo entre diferentes proveedores o periodos.

Por ejemplo, si realizaste una compra semanal de verduras, puedes registrar:

• 10 kg de jitomate por $1,500 MXN.
• 5 kg de lechuga por $800 MXN.
• 3 kg de zanahoria por $600 MXN.

¿Para qué sirve el detalle de mercancía?

Agregar productos e ingredientes al gasto permite:

• Consultar qué mercancía se compró.
• Registrar las cantidades recibidas.
• Actualizar el inventario.
• Conocer el costo de cada insumo.
• Comparar precios entre compras.
• Detectar aumentos.
• Analizar gastos por ingrediente.
• Relacionar compras con proveedores.
• Mejorar el costo de recetas.
• Mantener trazabilidad de los movimientos.

Diferencia entre el gasto y su detalle

Datos generales del gasto

Incluyen:

• Proveedor.
• Fecha.
• Categoría.
• Importe total.
• Impuestos.
• Forma de pago.
• Comprobante.
• Fecha de vencimiento.
• Comentarios.

Detalle de mercancía

Incluye:

• Producto o ingrediente.
• Cantidad recibida.
• Unidad de medida.
• Costo unitario o total.
• Almacén o sucursal.
• Lote o caducidad, cuando corresponda.

El total del detalle debe revisarse contra el importe del comprobante.

Antes de comenzar

Asegúrate de:

• Tener creado el gasto.
• Registrar al proveedor.
• Tener los productos o ingredientes en el catálogo.
• Configurar correctamente sus unidades.
• Seleccionar la sucursal.
• Contar con permisos para editar gastos e inventario.
• Tener disponible el comprobante.
• Conocer cantidades y costos.

Si aún no has registrado el movimiento, consulta el artículo “Registro de gastos y compras en ERP Alimentos”.

Cómo agregar productos o ingredientes

1. Ingresa al módulo Gastos

Inicia sesión en ERP Alimentos y abre la sección “Gastos” desde el menú principal.

2. Selecciona el gasto

Localiza el movimiento previamente creado.

Puedes buscarlo por:

• Fecha.
• Proveedor.
• Categoría.
• Importe.
• Número de comprobante.
• Estado.

Haz clic en el gasto para consultar su información.

3. Selecciona “+ Agregar detalle”

Al final de la información, localiza la sección “Detalle de mercancía”.

Haz clic en:

“+ Agregar detalle”

4. Busca el producto o ingrediente

Escribe el nombre, código o parte de la descripción.

Por ejemplo:

• Jitomate.
• Queso manchego.
• Aceite.
• Refresco.
• Caja para pizza.
• Carne de res.

Selecciona el registro correcto en los resultados.

5. Indica la cantidad recibida

Registra la cantidad que ingresó físicamente al negocio.

Ejemplos:

• 10 kilogramos.
• 24 botellas.
• 12 piezas.
• 5 cajas.
• 20 litros.

Verifica la unidad configurada antes de guardar.

6. Registra el costo

Completa el costo solicitado.

Dependiendo del formulario, puede ser:

• Costo unitario.
• Costo neto unitario.
• Costo total.
• Costo sin impuestos.
• Costo con impuestos.

⚠️ Confirma si ERP Alimentos solicita un costo unitario o total. Confundirlos puede alterar la valuación del inventario y el costo de las recetas.

7. Selecciona el destino

Cuando esté disponible, indica:

• Sucursal.
• Almacén.
• Cocina.
• Ubicación.
• Lote.
• Fecha de caducidad.

La mercancía debe ingresar al almacén que realmente la recibió.

8. Haz clic en “Agregar”

Revisa la información y selecciona “Agregar”.

El artículo aparecerá dentro del detalle.

9. Repite el procedimiento

Realiza los mismos pasos por cada producto o ingrediente incluido en la compra.

10. Revisa los totales

Antes de finalizar, confirma:

• Cantidades.
• Unidades.
• Costos.
• Subtotales.
• Impuestos.
• Descuentos.
• Total del gasto.
• Diferencias por redondeo.

11. Haz clic en “Guardar”

Cuando toda la mercancía esté registrada, selecciona “Guardar”.

¡Listo! Los artículos quedarán asociados con el gasto.

Ejemplo de captura

Una factura de proveedor incluye:

Revisa si los importes incluyen impuestos antes de compararlos con el total general.

Impuestos en México

Cuando la función esté habilitada, el gasto general puede desglosar:

• Subtotal.
• IVA.
• IEPS.
• Retenciones.
• Descuentos.
• Otros impuestos.
• Total.

El desglose fiscal no modifica las cantidades físicas recibidas.

Por ejemplo, si compraste 10 kg de jitomate, la existencia aumentará en esa cantidad aunque el comprobante contenga IVA, descuentos u otros conceptos.

La forma en que los impuestos forman parte del costo dependerá de la configuración contable utilizada.

Productos con receta o ingredientes asociados

Un producto elaborado mediante una receta puede no aparecer en el buscador del detalle.

Por ejemplo:

• Hamburguesa.
• Pizza.
• Ensalada preparada.
• Platillo terminado.
• Paquete de alimentos.

En estos casos, registra por separado los ingredientes adquiridos:

• Pan.
• Carne.
• Queso.
• Vegetales.
• Salsas.
• Empaques.

Esto evita aumentar artificialmente la existencia de un producto terminado cuando lo que realmente compraste fueron materias primas.

Excepción: producto terminado comprado

Si el negocio compra un artículo terminado para revenderlo sin prepararlo, este puede registrarse como producto de inventario, siempre que esté configurado para admitir entradas directas.

Actualización del stock

Al guardar el detalle, ERP Alimentos puede generar una entrada de inventario por las cantidades recibidas.

Ejemplo:

• Existencia anterior: 8 kg de jitomate.
• Compra registrada: 10 kg.
• Nueva existencia: 18 kg.

La actualización dependerá de que:

• El artículo controle stock.
• La unidad sea válida.
• Se haya seleccionado el almacén.
• El gasto esté confirmado.
• El movimiento no haya sido cancelado.

Cómo comprobar el inventario

Después de guardar:

1. Ingresa a Productos o Inventario.
2. Abre Control de stock o Movimientos de stock.
3. Busca el artículo.
4. Selecciona la sucursal o almacén.
5. Revisa la existencia.
6. Localiza la entrada relacionada con el gasto.
7. Confirma la cantidad y fecha.

El movimiento puede mostrar:

• Tipo: Entrada por compra.
• Referencia: Número del gasto.
• Proveedor.
• Usuario.
• Cantidad anterior.
• Cantidad ingresada.
• Existencia final.

Unidades de medida y conversiones

Revisa que la unidad de compra y la unidad de inventario sean compatibles.

Ejemplo:

• Compra: una caja con 12 botellas.
• Inventario: botellas.
• Conversión: 1 caja = 12 botellas.

Si compras 5 cajas, la entrada debe ser de 60 botellas.

Una conversión incorrecta puede generar existencias y costos erróneos.

Otros ejemplos

• 1 costal = 25 kg.
• 1 paquete = 10 piezas.
• 1 garrafón = 20 litros.
• 1 charola = 30 huevos.

Configura las equivalencias antes de registrar compras frecuentes.

Costo unitario y costo promedio

Registrar las compras permite actualizar el costo del artículo conforme al método configurado.

Por ejemplo:

• Existencia: 10 kg con costo de $100 por kg.
• Compra: 10 kg con costo de $120 por kg.
• Costo promedio resultante: $110 por kg.

El cálculo exacto dependerá del método de valuación utilizado por ERP Alimentos.

Este costo puede influir en:

• Recetas.
• Fichas técnicas.
• Márgenes.
• Reportes.
• Rentabilidad.
• Valuación del inventario.

Comparación de precios

El historial permite detectar variaciones como:

Esta información ayuda a negociar precios y elegir proveedores.

Editar el detalle

Si capturaste un dato incorrecto:

1. Abre el gasto.
2. Localiza el artículo.
3. Haz clic en “Editar”.
4. Corrige cantidad, costo o almacén.
5. Guarda los cambios.
6. Verifica el movimiento de stock.

Si el periodo, inventario o gasto ya está cerrado, la edición puede requerir permisos adicionales.

Eliminar un artículo del detalle

Antes de eliminarlo, revisa si ya generó una entrada de inventario.

Cuando se permita:

1. Abre el gasto.
2. Selecciona el artículo.
3. Haz clic en “Eliminar”.
4. Confirma la acción.
5. Revisa que se revierta el stock.

No elimines manualmente la entrada del inventario y el detalle por separado, ya que podrían quedar inconsistencias.

Cancelar el gasto

Si se cancela el gasto completo, ERP Alimentos deberá considerar:

• Reversión de las entradas.
• Actualización de saldos.
• Corrección de cuentas con proveedores.
• Ajuste de caja o banco.
• Conservación del historial.

Antes de cancelar, revisa los efectos mostrados por el sistema.

Evitar duplicados

Antes de agregar el detalle:

• Busca el número de comprobante.
• Revisa si la compra ya fue registrada.
• Confirma el proveedor.
• Verifica la fecha.
• Consulta los movimientos de inventario.
• Revisa si llegó desde otro módulo.

No captures la misma compra en Gastos y Compras si ambos procesos generan inventario.

Permisos necesarios

El usuario puede requerir permisos para:

• Consultar gastos.
• Editar gastos.
• Agregar detalles.
• Administrar inventario.
• Registrar entradas.
• Consultar costos.
• Modificar compras.
• Cancelar movimientos.

Si no aparece “+ Agregar detalle”, solicita a un Administrador que revise tu rol.

Preguntas frecuentes

¿El stock se actualiza automáticamente?

Sí, cuando el artículo controla inventario, el gasto está confirmado y el detalle genera una entrada válida.

¿Cómo verifico la actualización?

Consulta Inventario > Movimientos de stock y busca el artículo, fecha y referencia del gasto.

¿Qué permisos necesito?

Acceso a Gastos, edición de gastos y entradas de inventario, conforme a la configuración de roles.

¿Puedo agregar productos e ingredientes al mismo gasto?

Sí, cuando todos formen parte del mismo comprobante y admitan entradas de inventario.

¿Qué hago si el producto no aparece?

Verifica que esté activo y configurado para controlar stock. Si tiene una receta asociada y no admite entradas directas, registra sus ingredientes.

¿Puedo modificar el detalle después de guardar?

Sí, cuando tengas permisos y el movimiento no esté bloqueado.

¿Debo capturar los impuestos en cada artículo?

Dependerá del formulario. En algunas configuraciones, los impuestos se registran en el gasto general.

¿Puedo utilizar distintas unidades?

Sí, siempre que existan conversiones correctamente configuradas.

¿Qué sucede si la suma no coincide?

Revisa costos, impuestos, descuentos, fletes y redondeos. No ajustes cantidades físicas para forzar la coincidencia.

¿Puedo relacionar el detalle con un proveedor?

Sí. El proveedor se registra normalmente en los datos generales del gasto.

Recomendaciones

• Registra cantidades realmente recibidas.
• Verifica las unidades.
• Confirma si el costo es unitario o total.
• Selecciona el almacén correcto.
• Captura cada ingrediente por separado.
• Revisa impuestos y descuentos.
• Evita compras duplicadas.
• Comprueba el movimiento de stock.
• Mantén actualizados los costos.
• Limita permisos sensibles.
• Conserva el comprobante.
• Revisa el inventario físico.