Reportes consolidados

Los reportes consolidados de ERP Alimentos permiten reunir la información de ventas de dos o más cuentas, empresas o sucursales relacionadas en un mismo documento.

Esta función está diseñada para restaurantes, cadenas y grupos gastronómicos que administran varios establecimientos y necesitan consultar sus resultados de manera centralizada.

En lugar de descargar y combinar manualmente un reporte por cada sucursal, puedes solicitar un reporte que concentre la información del periodo seleccionado.

¿Para qué sirven?

Los reportes consolidados ayudan a:

• Consultar las ventas de varias sucursales.
• Comparar el rendimiento de cada establecimiento.
• Conocer el total general del grupo.
• Facilitar los controles administrativos.
• Preparar información contable.
• Analizar diferentes periodos.
• Detectar diferencias entre sucursales.
• Reducir el trabajo manual.
• Compartir información con administración o contabilidad.
• Recibir reportes de manera periódica.

¿Quiénes pueden solicitarlos?

Esta función está dirigida a negocios que:

• Tienen dos o más sucursales.
• Administran diferentes cuentas en ERP Alimentos.
• Pertenecen al mismo propietario o grupo.
• Necesitan consolidar sus ventas.
• Requieren un reporte recurrente.
• Cuentan con un Superusuario autorizado en todas las cuentas.

🔐 La persona que solicite el reporte debe ser Superusuario o propietario autorizado de todas las cuentas incluidas.

Tener acceso administrativo a una sola sucursal no autoriza la consulta de información perteneciente a las demás.

Información necesaria para solicitarlo

Antes de enviar la solicitud, prepara los siguientes datos:

Periodo que deseas consultar

Indica las fechas de inicio y finalización.

Por ejemplo:

• Del 1 al 31 de julio.
• Semana del 6 al 12 de julio.
• Primer trimestre del año.
• Periodo personalizado.

Periodicidad de entrega

Selecciona con qué frecuencia quieres recibirlo:

• Diaria.
• Semanal.
• Mensual.
• Una sola vez.
• Otra periodicidad disponible.

Correo de destino

Indica la dirección en la que deseas recibir el reporte.

Por seguridad, utiliza un correo:

• Registrado en ERP Alimentos.
• Validado.
• Asociado con el Superusuario.
• Administrado por el propietario o responsable autorizado.

Cuentas o sucursales

Escribe el nombre exacto de cada cuenta que deseas incluir.

También puedes agregar, cuando corresponda:

• Nombre comercial.
• Razón social.
• Identificador de la cuenta.
• Sucursal.
• Ciudad.
• Correo del Superusuario.

Formato requerido

Cuando la opción esté disponible, indica el formato deseado:

• Excel.
• CSV.
• PDF.

Excel o CSV suelen ser más adecuados para análisis contables y consolidación de datos.

Información que puede contener

Dependiendo del formato y las funciones contratadas, el reporte puede incluir:

• Nombre de la cuenta.
• Nombre de la sucursal.
• Fecha.
• Número de ventas.
• Ventas brutas.
• Ventas netas.
• Impuestos.
• Descuentos.
• Cancelaciones.
• Devoluciones.
• Propinas.
• Formas de pago.
• Ticket promedio.
• Total por sucursal.
• Total consolidado.

Antes de solicitarlo, especifica si necesitas un resumen general o información separada por establecimiento.

Ejemplo de estructura

La estructura definitiva dependerá del reporte generado y de la información disponible en cada cuenta.

Cómo solicitar un reporte consolidado

1. Confirma las cuentas

Prepara una lista con el nombre exacto de las cuentas o sucursales.

2. Verifica al Superusuario

Comprueba que tu correo esté registrado como Superusuario en todas las cuentas que deseas consolidar.

3. Define la periodicidad

Indica si necesitas el reporte:

• Diariamente.
• Semanalmente.
• Mensualmente.
• Una sola vez.

4. Define el periodo

Especifica las fechas o la regla que debe aplicarse.

Por ejemplo:

• Día anterior.
• Semana anterior.
• Mes anterior.
• Periodo personalizado.

5. Envía la solicitud

Comunícate con el equipo oficial de ERP Alimentos mediante el canal de soporte indicado en la plataforma.

La solicitud debe enviarse desde el correo electrónico registrado y validado del Superusuario.

6. Espera la validación

El equipo verificará:

• Identidad del solicitante.
• Correo registrado.
• Permisos.
• Relación con las cuentas.
• Disponibilidad del servicio.
• Periodicidad solicitada.
• Formato requerido.

7. Recibe la confirmación

Una vez validada la solicitud, recibirás una respuesta en el mismo correo.

El mensaje indicará si el reporte fue:

• Autorizado.
• Programado.
• Generado.
• Enviado.
• Rechazado por falta de permisos.
• Pendiente de información adicional.

Modelo de solicitud

Asunto: Solicitud de reporte consolidado de ventas

Mensaje:

Solicito un reporte consolidado de ventas de las siguientes cuentas o sucursales de ERP Alimentos:

• Sucursal Centro
• Sucursal Norte
• Sucursal Sur

Periodicidad: mensual.
Periodo: mes calendario anterior.
Formato solicitado: Excel.
Correo de recepción: correo registrado del Superusuario.

Confirmo que soy Superusuario autorizado de todas las cuentas incluidas.

No incluyas contraseñas, códigos de verificación, claves API ni información bancaria.

Validación de autorización

Para aprobar la solicitud, el equipo de ERP Alimentos verificará que:

• El remitente esté registrado.
• El correo esté validado.
• El usuario tenga autorización en todas las cuentas.
• Las sucursales pertenezcan al mismo grupo o propietario.
• No existan discrepancias en la información.
• La solicitud cumpla las condiciones del servicio.

Si no eres Superusuario de alguna cuenta, el propietario correspondiente deberá autorizar el acceso o actualizar los permisos antes de continuar.

Periodicidad de los reportes

Reporte diario

Puede contener la información del día anterior y resulta útil para supervisar diariamente las operaciones.

Reporte semanal

Permite comparar el desempeño semanal de las sucursales.

Define claramente qué días comprende la semana.

Reporte mensual

Concentra la información del mes anterior y facilita los procesos contables y administrativos.

Reporte por única ocasión

Se genera para un periodo específico sin programar envíos posteriores.

Diferencia entre consolidar y sumar ventas manualmente

Un reporte consolidado no debe limitarse a sumar las cantidades visibles de cada cuenta.

El proceso debe considerar de manera uniforme:

• Periodos.
• Zona horaria.
• Impuestos.
• Descuentos.
• Cancelaciones.
• Devoluciones.
• Propinas.
• Formas de pago.
• Moneda.
• Criterios de venta bruta y neta.

Esto permite obtener resultados comparables entre las sucursales.

Moneda y zona horaria

Si las cuentas utilizan monedas o zonas horarias diferentes, indícalo en la solicitud.

El reporte puede requerir:

• Separar los resultados por moneda.
• Aplicar una moneda de presentación.
• Definir un tipo de cambio.
• Ajustar los periodos según la zona horaria.
• Mantener cada cuenta con su configuración original.

No sumes importes de monedas distintas sin definir previamente el criterio de conversión.

¿Qué hago si no recibo el reporte?

Si no aparece en la fecha prevista:

1. Revisa las carpetas de spam y correo no deseado.
2. Confirma que el correo de destino sea correcto.
3. Verifica que tu cuenta siga activa.
4. Comprueba que conservas los permisos.
5. Revisa si hubo cambios en los nombres de las cuentas.
6. Contacta al soporte oficial desde el mismo correo.
7. Indica la periodicidad y fecha esperada.

Agregar o retirar una sucursal

Para modificar un reporte programado:

1. Envía la solicitud desde el correo del Superusuario.
2. Indica el nombre del reporte.
3. Especifica las sucursales que deseas agregar o retirar.
4. Confirma la periodicidad.
5. Espera la validación.
6. Revisa el siguiente envío.

No se incluirá una nueva cuenta hasta confirmar que el solicitante tiene autorización sobre ella.

Seguridad y confidencialidad

Los reportes pueden contener información financiera sensible.

Te recomendamos:

• Utilizar un correo corporativo.
• Limitar los destinatarios.
• No reenviar el archivo a personas no autorizadas.
• Proteger los archivos descargados.
• Evitar guardarlos en equipos públicos.
• Revisar los permisos de las carpetas compartidas.
• No enviar contraseñas en la solicitud.
• Mantener actualizado el correo del Superusuario.
• Desactivar el acceso de exempleados.
• Eliminar copias que ya no deban conservarse.

Preguntas frecuentes

¿Puedo consolidar dos cuentas?

Sí. Puedes solicitar la consolidación de dos o más cuentas autorizadas.

¿Debo ser Superusuario en todas?

Sí. El correo solicitante debe estar asociado con un Superusuario autorizado en cada cuenta.

¿Puedo recibirlo diariamente?

Sí, cuando esa periodicidad esté disponible.

¿Puedo solicitar un periodo personalizado?

Sí. Indica claramente las fechas de inicio y fin.

¿Puedo incluir cuentas de diferentes propietarios?

Solamente si existe una autorización válida de todos los propietarios y el equipo de ERP Alimentos aprueba la solicitud.

¿Puedo recibirlo en otro correo?

Por seguridad, la solicitud debe originarse desde el correo registrado del Superusuario. La autorización de otro destinatario puede requerir una validación adicional.

¿El reporte reemplaza la contabilidad?

No. Es una herramienta administrativa y de consulta. La clasificación fiscal y contable debe revisarla el profesional responsable.

¿Puedo cancelar el envío periódico?

Sí. Solicita la cancelación desde el mismo correo autorizado.

¿Tiene un costo adicional?

La disponibilidad y costo dependerán del plan, módulos y condiciones vigentes de ERP Alimentos.

Recomendaciones

• Escribe correctamente los nombres de las cuentas.
• Define claramente el periodo.
• Selecciona una periodicidad adecuada.
• Utiliza Excel o CSV para análisis.
• Verifica el correo de recepción.
• Mantén los mismos criterios entre sucursales.
• Revisa monedas y zonas horarias.
• Confirma los permisos del Superusuario.
• Protege los archivos recibidos.
• Reporta cualquier diferencia detectada.