Clonado de datos de la cuenta

La herramienta de clonado de datos de ERP Alimentos permite copiar determinados catálogos y configuraciones desde una cuenta existente hacia una cuenta nueva.

Esta función es útil cuando un negocio abre otra sucursal o crea una nueva cuenta y necesita utilizar la misma estructura operativa, evitando cargar nuevamente productos, ingredientes, recetas y otras configuraciones.

En el proceso intervienen dos cuentas:

• Cuenta de origen: Cuenta existente que contiene la información que deseas copiar.
• Cuenta de destino: Cuenta nueva en la que se crearán las copias de esos datos.

❗ El clonado no cuenta con una opción automática para deshacer los cambios. Revisa cuidadosamente las cuentas de origen y destino antes de autorizar el proceso.

¿Para qué sirve?

El clonado puede ayudarte a:

• Configurar una nueva sucursal.
• Reutilizar el catálogo de productos.
• Copiar ingredientes y recetas.
• Mantener categorías similares.
• Replicar cocinas.
• Transferir la estructura de proveedores.
• Ahorrar tiempo durante la configuración.
• Reducir errores de captura.
• Mantener una operación uniforme.
• Preparar cuentas independientes para diferentes establecimientos.

¿Qué información se copia?

De acuerdo con el alcance del proceso, ERP Alimentos puede copiar desde la cuenta de origen:

• Cocinas.
• Proveedores.
• Productos.
• Categorías de productos.
• Ingredientes.
• Categorías de ingredientes.
• Recetas.
• Subrecetas relacionadas, cuando correspondan.
• Categorías de gastos.
• Relaciones necesarias entre los registros copiados.

Por ejemplo, si un producto tiene una receta asociada, el proceso debe conservar la relación entre el producto, los ingredientes y sus cantidades, siempre que todos formen parte del alcance autorizado.

¿Qué información no se copia?

El clonado no debe considerarse una copia completa de toda la cuenta.

Salvo que el alcance aprobado indique lo contrario, normalmente no se copian:

• Ventas.
• Pedidos.
• Comandas.
• Gastos registrados.
• Movimientos de caja.
• Arqueos.
• Movimientos de inventario.
• Existencias actuales.
• Clientes.
• Cuentas corrientes.
• Pagos.
• Facturas.
• Reservaciones.
• Historial de delivery.
• Usuarios y contraseñas.
• Historial de actividad.
• Plan y módulos contratados.
• Credenciales de integraciones.
• Claves API.
• Certificados fiscales.
• Datos bancarios.

El equipo de ERP Alimentos confirmará qué elementos se incluirán antes de ejecutar la solicitud.

Requisitos de la cuenta de origen

La cuenta de origen debe:

• Estar correctamente identificada.
• Contener los catálogos que deseas copiar.
• Tener los datos revisados y actualizados.
• Estar bajo la administración del Superusuario solicitante.
• No tener errores importantes en productos o recetas.
• Mantener nombres y relaciones claras.
• Tener un correo de Superusuario validado.

Antes del clonado, revisa que no existan productos duplicados, precios incorrectos, ingredientes inactivos o recetas incompletas.

Requisitos de la cuenta de destino

La cuenta de destino debe estar completamente vacía.

No debe contener:

• Productos.
• Ingredientes.
• Categorías.
• Recetas.
• Proveedores.
• Ventas.
• Gastos.
• Movimientos de caja.
• Movimientos de inventario.
• Pedidos.
• Comandas.
• Clientes.
• Otros registros operativos.

Si ya contiene información, será necesario realizar un borrado completo de datos antes de solicitar el clonado.

⚠️ El borrado de datos es definitivo. Exporta cualquier información que necesites conservar antes de limpiar la cuenta de destino.

¿Por qué la cuenta de destino debe estar vacía?

Este requisito ayuda a evitar:

• Productos duplicados.
• Categorías repetidas.
• Recetas relacionadas con ingredientes incorrectos.
• Conflictos de identificadores.
• Proveedores duplicados.
• Precios inconsistentes.
• Relaciones incompletas.
• Errores en la importación.
• Mezcla de información de diferentes negocios.

El clonado debe realizarse antes de comenzar a registrar operaciones reales en la nueva cuenta.

Preparar la cuenta de origen

Antes de enviar la solicitud:

1. Revisa las categorías.
2. Corrige los nombres de productos.
3. Verifica precios e impuestos.
4. Confirma las cocinas asignadas.
5. Revisa ingredientes y unidades.
6. Comprueba las cantidades de las recetas.
7. Desactiva los productos que no deseas utilizar.
8. Verifica los proveedores.
9. Revisa las categorías de gastos.
10. Confirma que la información esté lista para copiarse.

El clonado reproducirá los datos existentes. Si la cuenta de origen contiene errores, también pueden copiarse a la cuenta nueva.

Preparar la cuenta de destino

1. Crea la cuenta nueva

Registra la nueva cuenta y valida el correo electrónico.

2. No cargues información

Evita crear productos, ventas o movimientos antes de completar el clonado.

3. Realiza el borrado, si es necesario

Si utilizaste la cuenta para hacer pruebas:

1. Ingresa con el Superusuario.
2. Abre Mi Cuenta.
3. Selecciona Borrado de datos.
4. Elimina ventas y movimientos.
5. Elimina productos e ingredientes.
6. Elimina los demás registros de prueba necesarios.
7. Confirma que la cuenta esté vacía.

4. Verifica el plan

Confirma que la cuenta de destino tenga un plan y módulos compatibles con la información que se copiará.

El clonado no contrata automáticamente planes ni módulos.

Cómo solicitar el clonado

1. Utiliza el correo del Superusuario

La solicitud debe enviarse desde la dirección registrada y validada del Superusuario de la cuenta de origen.

Por seguridad, también es recomendable que el solicitante figure como propietario o Superusuario de la cuenta de destino.

2. Contacta al soporte oficial

Envía la solicitud mediante el canal oficial de soporte indicado por ERP Alimentos.

No envíes contraseñas, claves API ni datos bancarios.

3. Identifica la cuenta de origen

Incluye:

• Nombre exacto de la cuenta.
• Nombre comercial.
• Usuario principal, por ejemplo admin@cuentaorigen.
• Sucursal, cuando corresponda.
• Correo del Superusuario.

4. Identifica la cuenta de destino

Incluye:

• Nombre exacto de la cuenta nueva.
• Nombre comercial.
• Usuario principal, por ejemplo admin@cuentadestino.
• Sucursal.
• Correo del Superusuario.

5. Confirma el alcance

Indica qué información deseas copiar:

• Cocinas.
• Proveedores.
• Productos.
• Ingredientes.
• Categorías.
• Recetas.
• Categorías de gastos.

6. Confirma que la cuenta está vacía

Declara que la cuenta de destino no contiene datos ni movimientos y que comprendes que el proceso no puede deshacerse automáticamente.

Modelo de solicitud

Asunto: Solicitud de clonado de datos

Mensaje:

Solicito el clonado de datos entre las siguientes cuentas de ERP Alimentos:

Cuenta de origen: admin@cuentaorigen
Cuenta de destino: admin@cuentadestino

Información solicitada:

• Cocinas
• Proveedores
• Productos y categorías
• Ingredientes y categorías
• Recetas
• Categorías de gastos

Confirmo que la cuenta de destino está vacía y no contiene productos, ventas ni otros movimientos. También confirmo que soy Superusuario autorizado y comprendo que el clonado no puede deshacerse automáticamente.

Validación de seguridad

Antes de ejecutar el proceso, ERP Alimentos verificará:

• Correo del remitente.
• Identidad del Superusuario.
• Cuenta de origen.
• Cuenta de destino.
• Permisos del solicitante.
• Estado de ambas cuentas.
• Ausencia de datos en el destino.
• Alcance solicitado.
• Compatibilidad de planes y módulos.

Si el correo no está registrado como Superusuario de la cuenta de origen, la solicitud será rechazada.

También puede rechazarse cuando:

• La cuenta de destino contiene datos.
• Los nombres no coinciden.
• No se puede confirmar la propiedad.
• Existen dudas sobre la autorización.
• El destino ya inició operaciones.
• El alcance solicitado no está disponible.
• Alguna cuenta se encuentra suspendida.

¿Qué sucede durante el proceso?

El flujo general es:

1. Se valida la autorización.
2. Se confirma que la cuenta de destino esté vacía.
3. Se identifica la información autorizada.
4. Se copian los registros.
5. Se reconstruyen sus relaciones en la cuenta nueva.
6. Se realizan validaciones.
7. Se informa el resultado al solicitante.

Evita registrar información en la cuenta de destino mientras el clonado esté en proceso.

¿Qué debes revisar después?

Cuando recibas la confirmación:

Cocinas

Comprueba que existan todas las áreas y que sus nombres sean correctos.

Las impresoras físicas pueden requerir una configuración independiente.

Productos

Verifica:

• Nombres.
• Categorías.
• Descripciones.
• Precios.
• Impuestos.
• Estado.
• Cocinas.
• Modificadores.
• Imágenes.

Ingredientes

Revisa:

• Unidades de medida.
• Costos.
• Categorías.
• Estado.
• Conversiones.

Recetas

Comprueba:

• Ingredientes.
• Cantidades.
• Rendimientos.
• Mermas.
• Subrecetas.
• Costos calculados.

Proveedores

Verifica los datos de contacto y confirma cuáles utilizará la nueva sucursal.

Categorías de gastos

Confirma que la clasificación sea adecuada para el nuevo establecimiento.

Configuraciones que debes completar manualmente

Después del clonado, puede ser necesario configurar:

• Datos fiscales de la nueva empresa.
• Usuarios.
• Roles y permisos.
• Salas y mesas.
• Impresoras.
• Áreas de impresión.
• Existencias iniciales.
• Cajas.
• Formas de pago.
• Listas de precios específicas.
• Carta QR.
• Tu Delivery.
• Reservaciones.
• Integraciones con Delivery Apps.
• Credenciales de facturación.
• Métodos de pago.
• Horarios.
• Dirección y zonas de entrega.

No reutilices credenciales privadas de la cuenta de origen sin confirmar que sea correcto y seguro.

Precios y existencias

Después de copiar el catálogo:

• Revisa si la nueva sucursal utilizará los mismos precios.
• Define existencias iniciales.
• Registra costos propios.
• Ajusta impuestos cuando corresponda.
• Crea listas de precios diferentes si son necesarias.
• No asumas que el inventario físico es igual en ambas cuentas.

El clonado de productos no implica necesariamente copiar las existencias actuales de la cuenta de origen.

Integraciones externas

Las asociaciones con servicios externos normalmente requieren una configuración nueva.

Por ejemplo:

• Uber Eats.
• DiDi Food.
• Rappi.
• Procesadores de pago.
• Facturación electrónica.
• Mensajería.
• Balanzas.
• Impresión local.

Cada sucursal puede tener identificadores, credenciales, catálogos y contratos diferentes.

El clonado no mantiene sincronizadas las cuentas

El proceso crea una copia inicial. No establece una sincronización permanente entre origen y destino.

Después del clonado:

• Un producto nuevo en el origen no aparecerá automáticamente en el destino.
• Un cambio de precio no se replicará.
• Las recetas pueden modificarse independientemente.
• Los inventarios serán separados.
• Las ventas se registrarán en cada cuenta.
• Los usuarios se administrarán por separado.

Si necesitas administración centralizada o sincronización continua, consulta las herramientas multisucursal disponibles.

¿Se puede deshacer?

No existe una reversión automática del clonado.

Si la información se copió en una cuenta incorrecta, puede ser necesario:

• Realizar un borrado de datos en el destino.
• Volver a preparar la cuenta.
• Solicitar nuevamente el proceso.

Por eso, confirma varias veces los nombres de las cuentas antes de autorizarlo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo clonar una cuenta con ventas?

La cuenta de origen puede contener operaciones, pero solamente se copiarán los catálogos y configuraciones autorizados. Las ventas no forman parte del clonado descrito.

¿La cuenta de destino puede tener productos?

No. Debe estar vacía para evitar duplicados y conflictos.

¿Se copian las ventas?

No, salvo que exista un proceso distinto expresamente autorizado. Este clonado está orientado a catálogos y configuraciones.

¿Se copian los usuarios?

No normalmente. Debes crear usuarios y asignar roles en la cuenta nueva.

¿Se copian las existencias?

No necesariamente. Debes definir el inventario inicial de la nueva sucursal.

¿Se copian las impresoras?

Las cocinas pueden copiarse, pero las impresoras y equipos locales deben configurarse para la nueva ubicación.

¿Se copian las integraciones de delivery?

No deberían copiarse las credenciales. Cada cuenta debe conectar y autorizar sus propias tiendas.

¿Las cuentas quedarán sincronizadas?

No. El clonado es una copia inicial, no una sincronización permanente.

¿Quién puede solicitarlo?

El Superusuario autorizado de la cuenta de origen.

¿Puedo cancelarlo después de ejecutarse?

No existe una cancelación o reversión automática después de completar el proceso.

¿Tiene un costo?

La disponibilidad, el costo y los tiempos dependerán del plan y de las condiciones vigentes de ERP Alimentos.

Recomendaciones

• Revisa la cuenta de origen antes de copiarla.
• Mantén vacía la cuenta de destino.
• Confirma los nombres exactos.
• Solicita únicamente los datos necesarios.
• Utiliza el correo del Superusuario.
• No envíes contraseñas.
• Verifica los precios después del clonado.
• Registra las existencias iniciales.
• Configura nuevamente las integraciones.
• Realiza una venta de prueba.
• Comprueba comandas, caja e inventario.
• No comiences a operar hasta terminar las validaciones.