Borrado de datos

La sección “Borrado de datos” permite eliminar definitivamente determinados registros almacenados en ERP Alimentos.

Esta herramienta resulta útil cuando realizaste ventas, movimientos y configuraciones de prueba y quieres comenzar la operación real de tu negocio con información limpia.

Desde esta sección puedes eliminar:

• Ventas, gastos y movimientos relacionados.
• Productos, ingredientes y registros relacionados.
• Clientes y determinada información asociada.

⚠️ Advertencia: El borrado es definitivo y no puede deshacerse. Antes de continuar, revisa cuidadosamente los datos seleccionados y exporta cualquier información que necesites conservar.

¿Quién puede realizar el borrado?

Esta sección solamente estará disponible para el usuario que tenga habilitada la condición de Superusuario.

El Superusuario es el propietario principal de la cuenta y tiene autorización para realizar acciones sensibles que afectan los datos de todo el negocio.

Los usuarios con roles como Administrador, Gerente, Cajero o Mesero no deben acceder a esta herramienta, salvo que también tengan expresamente habilitado el permiso correspondiente.

¿Cuándo utilizar esta función?

El borrado de datos puede ser útil cuando:

• Terminaste el periodo de pruebas.
• Registraste ventas ficticias.
• Simulaste aperturas y cierres de caja.
• Creaste productos de ejemplo.
• Realizaste movimientos de inventario de prueba.
• Registraste clientes ficticios.
• Deseas cargar el catálogo real.
• Quieres comenzar la operación desde cero.

No utilices esta función para corregir una sola venta, producto o cliente. Para esos casos, utiliza las herramientas individuales de edición, cancelación o eliminación disponibles en cada módulo.

Antes de borrar información

Realiza las siguientes verificaciones:

• Confirma que los registros sean de prueba.
• Exporta los reportes importantes.
• Descarga los comprobantes necesarios.
• Revisa las cuentas corrientes.
• Comprueba que no existan saldos pendientes.
• Finaliza los arqueos de caja abiertos.
• Revisa los pedidos activos.
• Verifica las integraciones externas.
• Informa a los usuarios del negocio.
• Cierra las sesiones abiertas en otros equipos.

Si ya comenzaste a operar con información real, consulta al soporte de ERP Alimentos antes de realizar un borrado masivo.

Advertencia sobre Delivery Apps

Si ERP Alimentos está conectado con Uber Eats, DiDi Food, Rappi u otra aplicación externa, el borrado de productos puede eliminar sus asociaciones.

Esto puede provocar que:

• Los productos dejen de estar vinculados.
• La sincronización del menú deje de funcionar.
• Se pierdan relaciones con categorías y modificadores.
• Los precios ya no se actualicen.
• Sea necesario volver a publicar el catálogo.
• Los pedidos externos no puedan relacionarse correctamente.

Antes de borrar productos:

1. Revisa las conexiones activas.
2. Exporta o documenta las asociaciones.
3. Pausa la recepción de pedidos, si es necesario.
4. Confirma que podrás volver a configurar el menú.
5. Consulta los requisitos de cada plataforma.

⚠️ Eliminar el catálogo de ERP Alimentos no necesariamente elimina los productos directamente en la plataforma externa, pero puede romper la relación utilizada para sincronizarlos.

¿Cómo ingresar a Borrado de datos?

1. Abre el menú de usuario

En el menú principal de ERP Alimentos, haz clic en el nombre de tu usuario.

Por ejemplo:

Admin@nombrecuenta

2. Ingresa a “Mi Cuenta”

Selecciona la opción “Mi Cuenta”.

3. Abre “Borrado de datos”

En el menú lateral izquierdo, haz clic en “Borrado de datos”.

La página mostrará las categorías que puedes eliminar y una explicación de los registros afectados.

Borrado de ventas, gastos y registros relacionados

Esta opción elimina las operaciones registradas durante las pruebas.

Dependiendo de las relaciones existentes, puede incluir:

• Ventas.
• Gastos.
• Pedidos.
• Comandas.
• Arqueos de caja.
• Aperturas y cierres.
• Movimientos de caja.
• Movimientos de stock.
• Cobros.
• Formas de pago asociadas con las operaciones.
• Descuentos.
• Propinas.
• Cancelaciones.
• Devoluciones.
• Cuentas por cobrar relacionadas.
• Otros movimientos dependientes.

Cómo realizar el borrado

1. Localiza “Eliminar ventas, gastos y registros relacionados”.
2. Lee la lista de información afectada.
3. Haz clic en “Eliminar”.
4. Completa las verificaciones de seguridad.
5. Confirma que la acción es irreversible.
6. Espera a que finalice el proceso.

No cierres, recargues ni abandones la página mientras se ejecuta.

Confirmación cuando existen más de 100 ventas

Si la cuenta tiene más de 100 ventas registradas, ERP Alimentos solicitará medidas de seguridad adicionales.

El Superusuario deberá:

1. Ingresar su contraseña.
2. Escribir el texto de confirmación mostrado en pantalla.
3. Confirmar que comprende el alcance del borrado.
4. Presionar el botón para continuar.

El texto debe escribirse exactamente como aparece, respetando espacios, mayúsculas o caracteres solicitados.

Confirmación cuando existen más de 2,000 ventas

Si la cuenta supera las 2,000 ventas, el borrado automático requerirá una autorización adicional.

El Superusuario deberá:

1. Comunicarse con el equipo oficial de soporte de ERP Alimentos.
2. Solicitar un código de eliminación.
3. Enviar la solicitud desde el correo asociado con el Superusuario.
4. Completar la verificación de identidad.
5. Ingresar el código recibido.
6. Escribir su contraseña.
7. Confirmar el borrado.

🔐 La solicitud debe enviarse desde el correo electrónico registrado y validado del Superusuario. Una solicitud enviada desde otra dirección puede ser rechazada por seguridad.

El código puede tener una vigencia limitada y solamente será válido para la cuenta y la operación autorizadas.

Borrado de productos, ingredientes y registros relacionados

Esta opción elimina el catálogo y la información utilizada para preparar o vender productos.

Puede incluir:

• Productos.
• Categorías de productos.
• Ingredientes.
• Categorías de ingredientes.
• Recetas.
• Subrecetas.
• Subproductos.
• Subingredientes.
• Paquetes.
• Combos.
• Grupos modificadores.
• Listas de precios.
• Existencias.
• Movimientos relacionados.
• Asociaciones con cocinas.
• Asociaciones con aplicaciones de delivery.

Requisito para eliminar productos

No deben existir ventas relacionadas con los productos.

Si ERP Alimentos detecta ventas, primero tendrás que eliminarlas desde “Ventas, gastos y registros relacionados”.

Este orden protege la integridad de la información, ya que una venta puede depender de productos, impuestos, ingredientes, precios y movimientos de inventario.

Orden para eliminar el catálogo

1. Elimina las ventas y movimientos de prueba.
2. Confirma que no existan pedidos abiertos.
3. Cierra los arqueos pendientes.
4. Revisa las integraciones de delivery.
5. Abre el borrado de productos e ingredientes.
6. Lee la advertencia.
7. Haz clic en “Eliminar”.
8. Ingresa tu contraseña.
9. Completa la confirmación.
10. Espera a que termine el proceso.

Después tendrás que volver a cargar y configurar el catálogo real.

Borrado de clientes

Esta opción elimina los clientes registrados y determinada información relacionada.

Puede incluir:

• Nombre.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Direcciones.
• Datos de facturación.
• Notas.
• Cuentas corrientes.
• Saldos.
• Historial de pagos.
• Datos de fidelización.
• Cupones y recompensas.
• Reservaciones relacionadas, según la configuración.

Las ventas que deban conservarse pueden permanecer registradas, pero quedarán sin la información identificable del cliente.

Antes de eliminar clientes

Comprueba que no existan:

• Saldos pendientes.
• Cuentas corrientes abiertas.
• Facturas pendientes.
• Reservaciones futuras.
• Monederos electrónicos.
• Recompensas acumuladas.
• Cupones activos.
• Pedidos en proceso.
• Información que necesites conservar.

La eliminación de clientes puede afectar reportes, campañas y programas de fidelización.

Cómo borrar los clientes

1. Localiza la sección “Borrado de clientes”.
2. Revisa el número de registros.
3. Lee la advertencia.
4. Haz clic en “Eliminar”.
5. Ingresa la contraseña del Superusuario.
6. Escribe el texto de confirmación.
7. Confirma el borrado.
8. Espera la finalización.

¿Qué información no debería eliminarse?

Antes de confirmar, revisa la descripción mostrada en pantalla para comprobar si el proceso conserva:

• Datos de la empresa.
• Usuarios.
• Roles y permisos.
• Plan y módulos.
• Información de pagos.
• Datos fiscales.
• Salas y mesas.
• Cocinas.
• Áreas de impresión.
• Impresoras.
• Formas de pago.
• Sucursales.
• Configuraciones generales.
• Credenciales de integraciones.

Si la pantalla no indica claramente qué sucederá con alguno de estos elementos, no continúes hasta consultarlo con soporte.

Orden recomendado para comenzar desde cero

Si deseas eliminar todos los datos de prueba:

1. Pausa temporalmente las integraciones.
2. Cierra pedidos y arqueos abiertos.
3. Elimina ventas, gastos y movimientos.
4. Elimina clientes de prueba.
5. Elimina productos, ingredientes y recetas.
6. Verifica que los registros se hayan eliminado.
7. Carga el catálogo real.
8. Configura cocinas e impresoras.
9. Vuelve a asociar las Delivery Apps.
10. Realiza una última venta de prueba.
11. Elimina esa venta si es necesario.
12. Comienza a operar con información real.

¿Qué hacer después del borrado?

Después de completar el proceso:

• Actualiza la página.
• Verifica los reportes.
• Confirma que caja e inventario estén limpios.
• Carga productos reales.
• Registra ingredientes y recetas.
• Configura precios e impuestos.
• Revisa usuarios y permisos.
• Configura cocinas.
• Prueba las impresoras.
• Vuelve a sincronizar las aplicaciones externas.
• Realiza un flujo completo de prueba.

Recomendaciones de seguridad

• Realiza el proceso fuera del horario de servicio.
• Utiliza únicamente el Superusuario.
• Mantén actualizado su correo.
• No compartas el código de borrado.
• No compartas la contraseña.
• Exporta la información necesaria.
• Lee cada advertencia.
• No presiones varias veces el botón Eliminar.
• No cierres el navegador durante el proceso.
• Verifica los resultados antes de cargar datos reales.

Preguntas frecuentes

¿El borrado puede deshacerse?

No. La eliminación es definitiva.

¿Quién puede acceder?

Únicamente el Superusuario autorizado.

¿Puedo borrar solamente una venta?

El borrado masivo no está diseñado para eso. Utiliza las opciones individuales disponibles en el módulo correspondiente.

¿Por qué debo eliminar primero las ventas?

Porque los productos e ingredientes pueden estar relacionados con ventas, comandas y movimientos de inventario.

¿Qué ocurre si tengo más de 100 ventas?

ERP Alimentos solicitará la contraseña y un texto de confirmación.

¿Qué sucede si tengo más de 2,000 ventas?

Deberás solicitar un código de eliminación al equipo oficial de soporte.

¿Puedo solicitar el código desde cualquier correo?

No. Debes utilizar el correo registrado y validado del Superusuario.

¿Se eliminan las integraciones de Delivery Apps?

El proceso puede eliminar las asociaciones de productos y afectar la sincronización. Revisa cada conexión antes de continuar.

¿Las ventas conservadas mantendrán el cliente?

Si eliminas a los clientes y conservas las ventas, estas pueden quedar sin su información identificable.

¿Borrado de datos cancela mi cuenta?

No. Eliminar información y solicitar la baja de la cuenta son procesos diferentes.